Programme book

Go back

Hoe kopieer ik (een deel van) een oud programma naar een nieuw event in mijn community?

Het is mogelijk om een programma te kopiëren van een oud naar een nieuw event. Dat werkt als volgt:

1. Maak eerst het nieuwe event (kopieer hiervoor eventueel een event)

2. Ga in het oorspronkelijke event naar Programme -> tab Programme

3. Klik links boven in de tabel op het vinkje, alle items worden nu geselecteerd. Wanneer een deel van het programma gekopieerd moet worden, selecteer dan de betreffende onderdelen apart.

4. Kies onderaan uit het menu in de oranje balk ‘copy to event’

5. Selecteer het nieuwe event en klik ‘Go’

​Het programma met bijbehorende sprekers is nu gekopieerd naar het andere event

Hoe kan ik meetingpoints in de app zetten

De knop meeting points zal altijd zichtbaar zijn in de eventapp onder Eventinfo. Het is daarom aan te raden om tenminste één meetingpoint in te stellen. Dit kan bijvoorbeeld de ontvangstbalie zijn.

Ga naar Programme > tab Meetingpoints

Standaard staat er één meetingpoint ingesteld:

Klik op Edit om het item naar wens aan te passen:

  1. Geef het meetingpoint een naam, b.v. Ontvangstbalie
  2. Optioneel: upload een foto van het punt, voor extra herkenning. Dit kan ook altijd later worden aangevuld.
  3. In het geval van een gewoon meetingpoint kun je  Type op ‘default’ laten staan
  4. Klik op Save
  5. Optioneel: Klik op Add meetingpoint om nog een meetingpoint toe te voegen

De meetingpoints worden op volgorde van aanmaken gezet.

Meetingpoints screen explanation

Geef een korte uitleg over de meetingpoints en hoe deelnemers afspraken met elkaar kunnen inplannen.

 

 

Programma inrichten

Ga naar Programme -> Tab Programme

  1. Klik op Add session
  2. Selecteer het gewenste programma item type:

a. for everyone
b. Selectable Session: Workshop, sessie etc
Let op Het kunnen inschrijven voor een sessie en het creëren van een persoonlijk programma is onderdeel van het Pakket Advanced en PRO)

c. Break: Pauze
d. Speeddate Session: Speeddate sessie waarin afspraken met experts gepland kunnen worden

*Kies je voor één van de andere onderdelen (parallelsessie, selectable sessie, speedate) ga naar het betreffende helpartikel voor meer info)

Kies je voor een plenair onderdeel (for eveyone) of een break vul de velden zoals hieronder aangegeven in.

Type: Wil je het type onderdeel veranderen kies dan uit het pulldown menu het juiste type (ronde, speeddate, break)

Location: Zaal/ruimte/locatie etc, waar het programma onderdeel plaatsvindt.

Spots available: Van toepassing indien er een beperkt aantal plaatsen beschikbaar is. Aantal beschikbare plaatsen invullen.

Tags: Indien wenselijk geef hier het onderdeel een tag (bijvoorbeeld een thema) waarop gefilterd kan worden door deelnemers in de app.

Mandatory attendance: Aanvinken indien het programmaonderdeel verplicht is.
Let op Deelnemers kunnen geen afspraken inplannen ten tijde van dit programma onderdeel

Appearance

Sorting order: Geef de gewenste volgorde aan indien er meer items op hetzelfde tijdstip aanvangen.

Display category: Indien het item in een apart programma getoond moet worden, vul hier de naam van het aparte programma in. Alle items die deze categorie naam krijgen zullen in een apart programma zichtbaar zijn. In de app ziet men dan onder het reguliere programma een link naar dit aparte programma.

Block color: Indien gewenst geef het programma onderdeel een andere kleur dan de secundaire kleur dmv het invoeren van een RGB of Hex# kleur code.

Speakers: Voer hier de sprekers in behorende bij het programma onderdeel

Is selectable: Aanvinken indien de deelnemer zich in-app moet kunnen aanmelden voor het programma onderdeel.
Let op Wanneer de optie Is selectable is ingeschakeld, selecteer dan bij Schedule overzicht de optie ‘In-app workshop selection’:

Voting

Vote URL: Wanneer er wordt samengewerkt met een votingsysteem kan hier de URL naar de votepagina worden ingevoerd.

Rating

Rate enabled: Wanneer je een rating aan de sessie wilt toevoegen, die ingevuld kan worden door deelnemers, selecteer dan de optie ‘Yes’

Rating Question: Indien bij de vorige stap gekozen is voor ‘Yes’ (Rate enabled) vul hier de vraag in die men door middel van een rating moet beantwoorden.

Let op Wanneer er een rating vraag wordt gesteld selecteer dan in het Schedule overzicht de optie de ‘Rate program items’, wanneer de resultaten van de rating getoond moeten worden in de app vink dan ook de optie ‘Rate results visible’ aan.

Advanced

Alternative names: Wanneer er in het excel deelnemersbestand dat geïmporteerd wordt, een andere benaming wordt gehanteerd voor dit programma item, dan kan deze naam hier ingevuld worden als het de bedoeling is dat importdata zoals workshops inschrijving door het systeem wordt verwerkt.

Visible to registered only: Indien aangevinkt zal dit item alleen zichtbaar zijn voor de deelnemers die voor dit onderdeel zijn ingeschreven (via deelnemerslijst of via in-app registratie)

 

Heb je voor één van de volgende programma onderdelen gekozen ga naar het betreffende help artikel voor meer info:

parallelsessie
selectable sessie
speedate

Sessierondes en selectable sessies

Icon Programme Ga naar Programme-> Tab Programme

Tab Programme

  1. Klik op Add Session Round
  2. Geef de ronde een naam, bv Workshops Ronde 1
  3. Voer de begin en eind tijd van de ronde in
  4. Voeg indien gewenst een tag toe (zie helpartikel Tags voor meer info)
  5. Selecteer de optie Mandatory attendance wanneer deelnemers verplicht deze ronde moeten volgen
    Let op: Deelnemers kunnen dan tijdens deze sessie geen meetings met elkaar inplannen.
  6. Sorting Order wanneer er meerdere parallelrondes tegelijkertijd plaatsvinden en ze in een specifieke volgorde getoond moeten worden geef dan hier de volgorde aan
  7. Display category wanneer deze ronde geplaatst moet worden onder een extra alternatief programma, vul hier de naam van dat programma in (zie helpartikel Alternatief programma voor meer info)
  8. Klik op Create

Toevoegen van sessies/workshops etc aan de parallelle ronde:

  1. Ga terug naar Programme -> Tab Programme
  2. Zoek de sessieronde op in het programma en klik op
  3. Vul de velden naar wens in (zie helpartikel Programma inrichten voor meer informatie over de verschillende velden)
  4. Optioneel: Bij Type kun je de sessie omzetten naar een speeddate sessie (Zie helpartikel Speeddate voor meer info)
  5. Bij Round vind je terug onder welke ronde je dit onderdeel hebt geplaatst. Pas aan indien nodig.
    Let op Wanneer je de sessie verplaatst naar een andere ronde pas dan het tijdstip van de sessie handmatig aan naar de nieuwe ronde.
    Wanneer een sessie een andere begin en eindtijd heeft dan de ronde waar deze onder is geplaatst zal er in het Programme overzicht een uitroepteken te zien zijn bij dit onderdeel
  6. Klik op Create
  7. Herhaal de stappen voor meer sessies

 

 

Een apart programma naast het reguliere programma

Heeft het event naast het reguliere programma een apart programma (voor bijvoorbeeld een andere doelgroep)? Deze kun je onder het reguliere programma invoeren.

Icon Programme Ga naar Programme -> Tab Programme
Tab Programme

  1. Klik op Add item
  2. Selecteer het gewenste programma onderdeel
  3. Voer de velden naar wens in
  4. Bij Display Category geef je de naam van het aparte programma waar het onderdeel onder moet vallen
  5. Klik op Save
  6. Herhaal voor overige programma onderdelen

In het programma in de eventapp zal nu een balk met daaronder een apart programma te zien zijn.

Sprekersprofielen aanmaken en koppelen aan programmaonderdelen

Sprekers kun je op 2 manieren invoeren en koppelen aan programma onderdelen.

A. Via een sprekerslijst:

Icon Programme Ga naar Programme -> tab Speakers

  1. Hier voer je de sprekers van je event in alvorens ze te koppelen aan een sessie.
    Bij Show speakers list geef je eerst aan of er een aparte sprekerslijst zichtbaar moet zijn in de app.
    No betekent dat er alleen een link naar de spreker zichtbaar zal zijn in het betreffende sessie item.
    Only on schedule betekent dat er ook een icoontje rechtsboven in het programma zal staan, waarachter een complete sprekerslijst te vinden is. Evenals een link naar de spreker in het betreffende agenda item.
    On event home and schedule screens betekent dat er een balkje op het homescherm zal staan, waarachter de sprekerslijst te vinden is. Evenals een link naar de spreker in het betreffende agenda item.
    Kies de gewenste optie en klik op Save settings.
  2. Klik op Add Speaker
  3. Vul de naam en andere gegevens in
  4. Voeg indien gewenst een foto toe
  5. Bij Listed geef je aan of de spreker op een sprekerslijst getoond moet worden
  6. Indien de sprekers op de sprekerslijst in een bepaalde volgorde getoond moet worden, vul dan bij Speaker list order de gewenste positie in
  7. Klik op Add

Koppelen van de sprekers aan het programma onderdeel:

Icon Programme Ga naar Programme -> Tab Programme
Tab Programme

  1. Open het betreffende programma onderdeel en scroll een stukje naar beneden
  2. Typ de naam van de spreker in  bij Speakers. Een pulldown menu verschijnt met een sprekerslijst, klik op de juiste spreker.
  3. Herhaal indien er meer sprekers zijn.
  4. Klik Save in de rechter bovenhoek van de scherm.

B. Via het programma onderdeel:

Icon Programme Ga naar Programme -> Tab Programme
Tab Programme

  1. Open het betreffende programma onderdeel en scroll een klein stukje naar beneden
  2. Voer bij Speakers de naam van de spreker in en klik op Add New
  3. Klik hierna op Edit Bio om de gegevens van de spreker aan te vullen
  4. Vul de gewenste velden in van en klik op Save
  5. Klik hierna op Save in de rechter bovenhoek van het programma onderdeel om het hele onderdeel op te slaan.
  6. Herhaal de stappen voor meer sprekers
  7. Wil je de volgorde waarin sprekers in het programma onderdeel in de app getoond wordt aanpassen, klik dan op Up of Down tot de sprekers juist staan.

Let op: De optie Show speaker list (Toon sprekerslijst) staat standaard ingesteld op No. Dit kun je aanpassen bij Programme -> Tab Speakers

Hoe koppel ik sprekers aan een programma item?

Icon Programme Ga naar Programme -> Tab Programme

Tab Programme

  1. Ga naar het betreffende programma onderdeel
  2. Scroll naar het veld Speakers
  3. Klik in het veld onder Add Speaker en begin met het typen van de naam van de sprekers, een keuzelijst zal verschijnen, klik op de betreffende naam.
  4. Wanneer er meer sprekers zijn herhaal de stap
  5. Klik op Save

Richt een Speeddate programma onderdeel in

Ga naar Networking-> Tab Speeddate with Experts

  1. Klik op Add Speeddate session
  2. Je wordt nu doorgelinkt naar Programme -> tab Programme
  3. Bepaal naamgeving van speeddate (program name)
  4. voer het tijdsbestek van de gehele sessie in
  5. Geef een algemene omschrijving van het speeddate onderdeel
  6. Bij Experts kun je de betreffende experts gaan invoeren. Typ de naam in van de expert (wanneer deze al in de Speakerlist hebt gezet zal de naam vanzelf verschijnen en kun je er op klikken)
  7. Klik op Add new
  8. Zorg ervoor dat je bij meetingpoints voor speeddates hebt ingesteld.
    Voeg per expert een meetingpoint toe die beschikbaar is in de drop down (De meetingpoints moet je van te voren bepalen; Ga naar Networking -> Tab Speeddates with Experts)
  9. Wanneer je de expertlijst niet hebt aangelegd bij het kopje ‘Speakers’ klik dan nu op Edit bio
  10. Vul de gewenste expert gegevens in en klik op Save
  11. Bepaal of de speeddate een onderdeel is van het lopende programma of een apart programma.
    Voeg in dit laatste geval bij Display category een overkoepelende titel toe. Bv “Meld je aan voor de speeddates” Op die manier kun je verschillende types speeddate programma onderdelen onder dit aparte programma plaatsen, bv onderdeel: Meet the experts, Meet the investors, etc.
  12. Bepaal de speeddate interval (deze is dan voor alle experts hetzelfde), dus hoe lang mag een deelnemer in gesprek met de expert.
  13. Je kunt ervoor kiezen om een afspraak verzoek altijd te accepteren of om deze acceptatie door de experts zelf te laten doen met de optie ‘Auto accept appointments’
  14. Een motivatie voor de aanvraag van de afspraak ka verplicht worden gesteld met de optie ‘require motivation’. De organisatie kan hiervoor bepaalde requirements afgeven in een korte begeleidende tekst ‘description for meeting motivation’
  15. De organisatie kan in het programma onderdeel via View appointments (rechtsboven) in opdracht van de experts bepaalde timeslots blokkeren. De experts kunnen dit eventueel ook zelf doen via de app (afspraken -> mijn beschikbaarheid). De expert kan via de app wel extra timeslots blokkeren maar niet de reeds ingestelde bloktijden in het dashboard deblokkeren.
  16. De organisatie kan namens de experts via het Networkapp platform appointments inplannen

Wat kunnen de experts zelf?

  • De experts krijgen een e-mail toegestuurd wanneer er een afspraak is ingepland (indien ‘auto accept appointments’ is ingesteld in het  dashboard) of als er een afspraak verzoek is.
  • De experts krijgen een e-mail als er een afspraak door de deelnemer is geannuleerd.
  • De experts kunnen na registratie in de app zelf hun beschikbaarheid managen. Ze kunnen timeslots blokken of deblokkeren.
  • De experts kunnen zelf afspraken managen. Afspraken annuleren (met actieve en niet- actieve gebruikers) en afspraken verzetten (alleen met actieve gebruikers)

Programma items voorzien van tags en een programma zoekfilter aanmaken

Je kunt programma items voorzien van een tag. Hiermee geef je het programma onderdeel bijvoorbeeld een thema. Deelnemers kunnen in het programma filteren op tags en zo de gewenste programma onderdelen gemakkelijk vinden.

De tags die je aanmaakt, kun je ook toepassen op exhibitors,  en custom content.

Ga naar Programme -> tab Tags

  1. Klik op New tag group
  2. Voer een overkoepelende naam in bij Name, bijvoorbeeld ‘workshop’ of ‘thema’
  3. Geef eventueel bij order aan wanneer filter groepen op een bepaalde volgorde getoond moeten worden in de app
  4. Klik op Add Tag om een tag toe te voegen
  5. Vul de gegevens in de velden, die rechts van je tag overzicht verschijnen
  6. Bij Tag typ je het betreffende filteritem in, bijvoorbeeld ‘Duurzaamheid’
  7. Bij Order kan de positie van de tag in het filtermenu van de app, aangegeven worden
  8. Bij Color geef je de tag een kleur waaraan het te herkennen is in de app.
  9. Klik op Add tag en herhaal tot alle tags aangemaakt zijn
  10. In het programma item koppel je de gewenste tag door te klikken op ‘Add tag’

Geef het aantal beschikbare plaatsen aan (Advanced/Unlimited)

Het aantal beschikbare plaatsen aangeven is een feature uit het pakket Advanced en Unlimited.
Kijk op de onze pagina Tarieven voor meer info over onze pakketten en actuele prijzen

Icon Programme Ga naar Programme -> Tab Programme
Tab Programme

  1. Klik op het programma item waar je een maximaal aantal beschikbare plaatsen wil invoegen
  2. Scroll naar het invoerveld Spots Available
  3. Vul het maximaal aantal beschikbare plaatsen in
    Wanneer er geen maximum is, maar je wil wel bijhouden hoeveel mensen zich hebben aangemeld, laat dan het voor ingevulde nummer 9999 staan.
  4. Om het aantal beschikbare plaatsen te kunnen tellen moeten de deelnemers zich in-app kunnen registreren voor de sessie.  Check of de optie Is selectable is aangevinkt.
  5. Klik op Save

    Let op: Ook in het totale programma overzicht moet de optie In-app Workshop Selection aangevinkt zijn, wanneer deelnemers zich in-app voor sessies moeten kunnen aanmelden.

Het aantal beschikbare plaatsen zijn nu zichtbaar in het dashboard. Je vindt deze terug in het programma overzicht achter de betreffende sessies. Het nummer telt af naar beneden, dus 25/40 betekent dat er nog 25 plaatsen beschikbaar zijn en dat 15 deelnemers zich hebben aangemeld.

Wanneer de sessie is volgeboekt zal er in de app het woord ‘Vol’ verschijnen en kan er niet meer worden aangemeld.

 

 

Waar en hoe kan ik plattegronden plaatsen?

Ga naar Programme -> tab maps

Event map

Upload een plattegrond van je event. Zorg dat dit één plaatje is in jpg of png (max 2048×2048) formaat.

Klik op Select file to upload of sleep het document vanuit je verkenner naar het veld

Er kan maar één jpg pagina worden geüpload. Een nieuwe plattegrond kun je uploaden door dezelfde stappen te doorlopen, het oude document wordt vervangen door het nieuwe.

Klik op Delete om de plattegrond helemaal te verwijderen.

Exhibitors map

Upload hier een plattegrond van de exposanten op het event. Zorg dat dit één plaatje is in jpg of png (max 2048×2048) formaat.

Volg de stappen zoals hierboven beschreven.

Maak je gebruik van een Dynamic floorplan dan kun je deze ook instellen via de knop Manage Floorplan

Options

Exhibitor map Label

Standaard zal de naam ingesteld zijn op de naam van het label gegeven bij Event Content -> Tab Exhibitors. Indien gewenst, verander de naam van de exhibitor plattegrond.

 


Creëer een dynamic floorplan (Unlimited)

Om exposanten extra vindbaar te maken op de exposanten plattegrond bestaat de mogelijkheid een dynamic floorplan in te richten (Unlimited)

Ga naar Event Content-> Tab Exhibitors

1. Zorg ervoor dat je een duidelijke plattegrond hebt geüpload

Wanneer je dat nog niet gedaan hebt  zie je de volgende melding:

Klik op Manage maps om een plattegrond te plaatsen (je wordt doorgelinkt naar het onderdeel Programme -> tab Maps)

2. Creëer een exposantenlijst

3. Klik op Manage floorplan

4. Aan de linkerkant zie je nu de plattegrond en rechts vind je de lijst aan exposanten. Sleep de exposanten uit het rechter overzicht naar de juiste plek op de plattegrond.

5. Wil je meer exposanten toevoegen, klik dan op Add exhibitor en vul de velden in.

 

 

 

 

Bouw je event app demo binnen 15 minuten en probeer het uit met je team.

Registreer

Bouw

Probeer

Probeer het 100% vrijblijvend.