Invitation

Go back

Hoe kan ik mijn collega’s voor livegang mee laten kijken in de app?

Voordat je live gaat met het event of de community kun je een kleine groep mensen mee laten kijken.
Bijvoorbeeld collega’s, een test groep of opdrachtgevers.

Personen individueel uitnodigen om mee te kijken in de app kan via 2 wegen:

Via Send Invites

Ga naar Invitation -> tab Send Invites

  1. Kies bij Stap 1 voor ‘Individual’
  2. Vul de gevraagde informatie in
  3. Ga naar Stap 3 Customize Message
  4. Vul het juiste reply email adres in mocht dit niet het juiste adres zijn
  5. Doorloop de concept tekst en wijzig deze naar wens. Vink het tekstvak aan Save changes to template en sla de email op voor hergebruik.
    Let op De inhoud tussen de accolades {{tekst}} wordt automatisch gevuld
     
  6. Heb je eerder voor deze gelegenheid een e-mail template aangemaakt kies deze dan aan de rechterkant bij Default

Klik onderaan op Create Invite. De betreffende persoon krijgt nu een mail met een downloadinstructie en code waarmee ze toegang krijgen tot de Community of Event omgeving binnen Netwerkapp.

Via Prepare

Ga naar Invitation -> Tab Prepare

1. Scroll naar beneden

2. Klik op Invite users 

3. Vanaf hier kun je dezelfde stappen doorlopen zoals hierboven beschreven bij stap 2.
 

Wat staat er standaard in de uitnodigingsemail naar deelnemers?

Wat staat er standaard in de uitnodigingsemail naar de deelnemers?

Invitation > Prepare

Zodra je klaar bent met het invullen van al jouw informatie in Networkapp is het tijd om een activatiemail naar je deelnemers te sturen. Het is van belang hier een duidelijke boodschap over te brengen met aangegeven waarvoor Networkapp gebruikt wordt tijdens je evenement. Daarnaast raden we aan te benadrukken wat deelnemers missen als ze de app niet installeren. In de activatiemail staan standaard een aantal velden die automatisch worden aangepast per deelnemer door het dashboard. 

Bij Invitation > Prepare > Email templates zet je de e-mail klaar.

 

 

Hierboven zie je het scherm voor opstellen van een activatiemail (Invite template). Alle tekst kan aangepast worden, je kan naar wens foto’s en links toevoegen. Wij raden altijd aan om de event header bovenaan de mail te zetten voor directe herkenning. Daarnaast kun je het onderwerp van de mail aanpassen, de taal, de afzender naam en het reply-to email adres. Standaard wordt de mail vanuit no-reply@networkapp.eu gestuurd, maar als een deelnemer toch reageert kan deze verwezen worden naar het reply-to email adres naar wens. 

 

In de tekst zie je een aantal velden tussen accolades staan zoals bijvoorbeeld {{first_name}}, het is van belang dat je deze accolades laat staan. Dit zijn namelijk velden die het dashboard automatisch vult aan de hand van de deelnemerslijst. Daarnaast is het belangrijk om het {{instructions}} deel te laten staan. Hierin staan gepersonaliseerd download instructies van de deelnemers inclusief hun persoonlijke codes. De persoonlijke codes staan gelinkt aan hun registratiegegevens die jij hebt geïmporteerd. 

Hieronder zie je hoe de deelnemer de mail ontvangt:

 

Naar wens kun je gepersonaliseerde vakken toevoegen die automatisch gegenereerd worden vanuit het dashboard, zoals bijvoorbeeld {{last_name}}. Hierbij is het van belang dat die informatie geïmporteerd is middels een van de 4 manieren waarop je deelnemersregistraties kan importeren, voor meer informatie klik hier(verwijzen naar: op welke manier kan ik automatisch registraties koppelen aan de networkapp omgeving).

Bijvoorbeeld als je een kolom in je registratielijst ‘aanhef’ en de opties daarvoor mevrouw of meneer zijn, kan je {{aanhef}} gebruiken zodat het systeem automatisch de aanhef meeneemt die voor die persoon geïmporteerd is.

 

Zet alvast een e-mail template klaar

Voordat je de app lanceert naar je deelnemers of leden kun je e-mail templates klaarzetten voor verschillende stadia van het onboardingproces. Zo kun je gemakkelijk met een druk op de knop meerdere app gebruikers tegelijk e-mailen.

Ga naar Invitation -> Tab Prepare

1. Scroll naar beneden

2. Klik op 

3. Vul de onderdelen naar wens in

Template title De titel van het template. Hiermee kun je later in het zend proces de juiste template invoegen om te verzenden.

Subject Het onderwerp van de mail

Language De default taal van de mail. De standaard body van de mail past zich aan aan de taal. Let op wanneer je zelf tekst plaatst of aanpast in de body zal deze niet automatisch vertaald worden. Wanneer je de mail in verschillende talen wil versturen, kun je deze het beste per taal opslaan in een template.

From-Name De afzender van de mail

Reply-to E-mail Het retour e-mail adres voor het beantwoorden van de mail.

Body De inhoud/tekst in de mail. Je kunt hier ook afbeeldingen invoeren via

4. Vul een e-mailadres in bij Send a test invite en klik om jezelf of collega een test mail te sturen.

5. Controleer of alles klopt. Sla de template op door te klikken op Save.

Template Variables

De gegevens die tussen accolades {{tekst}} staan worden automatisch ingevuld. Wij raden aan om {{instruction}} niet te verwijderen. Hierin staan de meest praktische stappen beschreven om de app te downloaden.

{{first_name}} Voornaam zoals deze is geïmporteerd

{{last_name}} Achternaam zoals deze is geïmporteerd

{{instruction}} App download instructie stappen (ook {{code}} is ingevoegd in deze stappen)

{{code}} De persoonlijke van de deelnemer of shared code van het event

Wat is een shared code en hoe maak ik deze aan?

Wij raden voor het uitnodigen van deelnemer door middel van een geïmporteerde lijst het gebruik van een persoonlijke code aan.

Een Shared Code is handig om aan te maken voor de dag van het event. Deze kan verstrekt worden tijdens het event aan deelnemers, die hun persoonlijke code kwijt zijn, of zich later hebben aangemeld.
Of wanneer je een grote groep mensen (bijvoorbeeld tijdens een bijeenkomst) wil begeleiden in het downloaden van de app en het toevoegen van het event of community.

Ga naar Invitation -> Tab Prepare

  1. Scroll naar beneden
  2. Vul een (zelfbedachte) code in bij Shared Code -> Create code…

  3. Klik op het plusje

    Om te verwijderen klik op
    Verwijder de code wanneer je deze alleen nodig hebt om tijdens een bijeenkomst mensen te begeleiden de app te downloaden en toe te treden tot een community (of event). Om te voorkomen dat anderen in de community (of event) kunnen, ga je na de bijeenkomst weer verder met individuele uitnodigingen en unieke codes.

Nodig je deelnemers uit vanuit het dashboard

Ga naar Invitation -> Tab Send Invite

Stap 1

– Heb je een deelnemerslijst geïmporteerd en wil je iedereen tegelijk een uitnodiging sturen kies:
To participants on registrationlist

– Wil je een enkele deelnemer/collega uitnodigen om de app te dowloaden kies:
Individual

To participants on registrationlist

Stap 2

Wanneer je nog geen deelnemers hebt geïmporteerd verschijnt de volgende melding. Klik op Start import om deelnemers te gaan importeren.

Selecteer welke deelnemers je wil uitnodigen

Not invited yet Alle deelnemers die nog geen uitnodiging hebben ontvangen
Not active yet Alle deelnemers die nog geen account hebben aangemaakt in de app en het event nog niet hebben toegevoegd (dit is inclusief reeds uitgenodigden deelnemers, die nog niet actief zijn)

Als je voor het eerst deelnemers gaat uitnodigen zal de optie Not invited yet van toepassing zijn.
Eventueel kun je op het balkje klikken om na te gaan om welke deelnemers het gaat.

Stap 3

Kies in de volgende stap of je een individuele (personal) code of een gedeelde (shared) code wil sturen

Stap 4

De e-mail die verstuurd zal worden verschijnt. Je kunt de mail ter plekke helemaal op maat maken. Zorg dat iig het ‘reply e-mailadres’ en de afzender in de mail zelf klopt.

Heb je eerder al een template mail aangemaakt dan kun je deze selecteren in het pull down menu aan de rechterkant

Klik op Send invites onder de mail

De uitnodigingen zullen nu verstuurd worden, naar gelang het aantal deelnemers kan het even duren voordat alle mails eruit zijn.

 

Hoe kan ik de activatie verhogen met reminders?

Hoe kan ik de activatie verhogen met reminders?

Invitation > Prepare

Je wil natuurlijk dat zoveel mogelijk deelnemers die zich geregistreerd hebben ook de app downloaden. Het is goed om in je reminder mail nogmaals te benaderen wat men mist als  de app niet gedownload wordt. 

Zet een reminder email klaar bij Invitation > Prepare > Email templates selecteer hierbij het Invite template. Pas de tekst naar wens aan. Wil je weten wat er in de velden die tussen accolades staan weergegeven wordt? Bekijk dan dit help artikel

Hieronder zie je het scherm waarin je je email template kan personaliseren. Voor een uitgebreide uitleg zie dit help artikel.

Zodra je de reminder uit wil sturen naar de inactieve deelnemers ga je naar Invitation > Send Invites.

 

  1. Klik bij stap 1 op ‘To participants on registration list’
  2. Bij stap 2: Invited, not active yet.

Stap 1 en 2

 

       3. Bij stap 3 laat je de selectie aan staan op Personal code

       4. Bij stap 4 selecteer je rechts je gewenste e-mail template

Stap 4.

Bij Results > Reports vind je een percentage van het aantal geactiveerde deelnemers ten opzichte van je geïmporteerde deelnemers.

Bouw je event app demo binnen 15 minuten en probeer het uit met je team.

Registreer

Bouw

Probeer

Probeer het 100% vrijblijvend.
[class^="wpforms-"]
[class^="wpforms-"]