In 3 stappen van een live naar een hybride evenement

Grote, veranderlijke situaties als de dreiging van het wereldwijde virus, zijn een beproeving voor de stalen zenuwen van eventorganisatoren. Gelukkig heb je met Networkapp de mogelijkheid om ad hoc in drie stappen van een live naar een hybride evenement te gaan. Het is even schakelen, maar we nemen je mee in het proces. Waarbij jij profiteert van onze ervaring, ons netwerk en onze expertise.

1. Ombuigen offline naar online programma

• Organiseer het programma zoals je reeds had bedacht voor de sprekers en de deelnemers die wel naar het live event kunnen.
• Buig dit programma om naar een online programma voor de deelnemers die niet aanwezig kunnen zijn. De registratie en pauzemomenten zijn daarbij anders. Een online host die de rol van dagvoorzitter online overneemt en deelnemers begeleid gedurende de dag ondersteunt de dagvoorzitter.
• Afhankelijk van het type ingelogde deelnemer, presenteert Networkapp de online en offline bezoeker het juiste persoonlijke programma in de app. Daarbij krijgt de online deelnemer toegang tot de verschillende live streams. Deze worden verzorgd door een gerenommeerd AVG specialist in samenspraak met de online host. De host neemt interviews af zodat ook de online deelnemers echt het gevoel van de dag kunnen ervaren. Denk bijvoorbeeld aan:
  • een kort interview tussen deelnemers die elkaar gevonden hebben via de app;
  • even een reactie op een presentatie van een spreker;
  • Q&A met de sprekers;
  • tussentijdse recap van de networking results voor het grote event screen om de highlights te bespreken.

Programmeer dit soort activiteiten van te voren in de app en houd op deze manier iedereen betrokken. Wie in wil schakelen doet dat op afstand, en wie toch even voor dat koffiemomentje wil gaan, is even offline.

Na je hybride evenement plaats je de video’s als link in de betreffende sessies, waarbij zowel de online alsook de offline bezoekers de presentatie kunnen terugkijken. De Networkapp is een maand lang na het event nog beschikbaar en de gelegde contacten blijven behouden.

2. Stimuleer netwerken voor en tijdens het event

• Daar waar wij altijd hebben gezegd dat online via de app de echte ontmoeting wordt getriggerd werkt dat nog steeds zo voor de personen die aanwezig zijn op het event … maar is er nu ook offline meets online! De deelnemers kunnen afspraken met elkaar plannen ook tijdens een hybride evenement. Die afspraak komt netjes in de agenda van zowel de offline als de online deelnemer te staan.
• Op de meetingpoints worden er devices geplaatst waar de deelnemers elkaar kunnen ontmoeten met technieken als google hangout. Zo behoud je de waardevolle face to face-beleving. Het blijft immers fijn om elkaar in de ogen te kijken om bepaalde thema’s te bespreken.

3. Zorg voor verbinding bij het split-programma

De dagvoorzitter, online host en de Networkapp moderator hebben een kort lijntje om de verbinding in stand te houden. Zo worden er bijvoorbeeld op het juiste moment en naar de juiste doelgroep push notificaties gestuurd. Je wilt immers niet dat iemand in Singapore precies die belangrijke spreker in Leiden bij het koffieapparaat misloopt.

Bonusstap 4 > voor als je de handige Voting Feature gebruikt: Hou online deelnemers betrokken bij het stemproces

De stem van een online bezoeker is niet minder waardevol dan de stem van een bezoeker die wel aanwezig is tijdens een event. Zowel plenair als ook in de individuele sessies kan men deelnemen aan het stemproces via Networkapp.  Zo blijft ook een deelnemer aan de andere kant van de wereld betrokken, heb je meer meningen van deelnemers en de resultaten zijn voor iedereen direct zichtbaar in de app.

Heb je interesse om bovengenoemde ideeën ook voor jouw event te implementeren? Neem dan contact met ons op dan kunnen we onderzoeken op welke manier we je hiermee verder op weg kunnen helpen.