Time to change! Kennis zit in de groep & zorgt voor meer betrokkenheid

Deze tijden dwingen ons om out-of-the-box te denken. Waar veel eventmanagers nu vanuit noodzaak proberen contact te houden met deelnemers van uitgestelde evenementen, zou dit helemaal geen noodzaak moeten zijn. Kennis zit in de groep! Meer betrokkenheid van en met je deelnemers zal je event alleen maar verder brengen. It is time to change! 

Hoe vanzelfsprekend het was om op een moment x een datum te prikken voor een event met een fantastisch samengesteld inhoudelijk programma en beleving. Hoe gek is het nu dat je dat op dit moment niet kan bieden. Events worden verplaatst naar later in het jaar en we zoeken naar alternatieve vormen. Als het event voorlopig niet live kan, dan doen we het toch online? De webinar technologie wordt zo ingericht om te proberen het event zoveel als mogelijk na te bootsen als wanneer het live zou zijn. 

Maar voordat je offline 1 op 1 kopieert naar online… is dit niet juist de tijd om te gaan experimenteren? Meer dan ooit is iedereen op zoek naar een waardevol onderling contact. Inderdaad, als je nieuwe dingen probeert, gaan er vast ook dingen minder goed. Maar wat heb je te verliezen nu al het ‘normaal’ voorlopig niet ‘normaal’ wordt? Wanneer je de ballon niet verder opblaast, weet je niet wanneer hij knapt en ontstaat er zeker geen nieuw ‘normaal’.

De uitgestelde evenementen zorgen straks voor een overvloed aan events in Q4 en Q1. We proberen allemaal onze klanten te bedienen, de gemiste omzet in te halen en kansen te creëren. Zie ook de treffende schets van Julius Solaris over de scenario’s van de en-mass uitgestelde events. Een voor de hand liggende keuze maar gaat het ook werken? Want iedereen lijkt in te zetten op diezelfde strategie waardoor er ook daar een piekbelasting ontstaat. Hoe onderscheid jij je dan ten opzichte van je con-collega events.

Het alternatief? Verschuif in je rol als eventmanager meer naar een rol van gastheerschap, geef je mogelijke deelnemers aandacht en ruimte, waardoor je de kennis uit de groep optimaal benut! 

Breng ruim voor de (her)startdatum van het event je deelnemers al digitaal met elkaar in verbinding. Stel ze aan elkaar voor, faciliteer vanuit het gastheerschap het gesprek in discussiegroepen. Introduceer door jou bepaalde thema’s en betrek deelnemers bij de inhoud van het programma. Zo creëer je een persoonlijke omgeving waarin je de deelnemers meeneemt in belangrijke beslissingen door  te stemmen op jouw voorstellen of ze zelf onderwerpen aan te laten dragen. Meteen aan de slag? Check hier het stappenplan! 

Meer inspiratie? Ga nog een stap verder in het betrekken van de kennis uit de groep. Geef online alvast een podium aan je deelnemers. Zij kunnen online het ‘voorprogramma’ zijn van de headline sprekers die de mogelijkheid krijgen hun kennis en expertise te delen op je event. Met dit digitale voorprogramma kunnen al je 483 deelnemers hun kennis delen. Jij stelt ze in staat om kennis en kunde die zij willen delen te ontsluiten in een korte pitch bijvoorbeeld. Zo maak je optimaal gebruik van de kennis in de groep. Je deelnemers zijn en voelen zich meer betrokken bij de opbouw en het ontwerp van je event. Niet alleen de motivatie om straks naar het event te komen vergroot je met deze aanpak. Je biedt deelnemers een waardevol contactmoment waar iedereen zo naar op zoek is in deze tijden van social distancing. Bovendien maak je kans op een inhoudelijk sterker programma voor je event door deze digitale samenwerking met en binnen de groep. Met deze nieuwe rol van gastheerschap speel je in op het sociale brein van de mens. De behoefte om ‘ook nu’ lijntjes te leggen en te netwerken. Ook op je event zal iedereen straks meer delen door deze betrokken aanloop naar je event. 

Durf jij het aan om out-of-the-box te denken en iets nieuws te proberen? Nu heb je de tijd en de kans. Falen mag altijd, niets doen is minder verstandig. 

Wil je met mij of mijn collega’s in gesprek over De Event Booster? Stuur ons een mail of bel ons via +31(0)30 – 227 0660

Elma Bassa
Founder & CTO Networkapp