Hoe complex ook, met Networkapp organiseer je elk evenement

Als je ooit een groot evenement hebt georganiseerd, weet je hoe complex het kan zijn. Er zijn veel verschillende onderdelen om te coördineren, van sprekers en sessies tot locaties en catering. Als je wilt dat je evenement een succes wordt, heb je een oplossing nodig die je helpt om alles bij elkaar te brengen zonder teveel poespas. Het is namelijk fijn om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt en dat deelnemers een positieve ervaring hebben. En laat Networkapp nou net een expert zijn in complexe events.

Een van de grootste uitdagingen bij het organiseren van evenementen is het effectief verbinden van deelnemers. Of het nu gaat om een conferentie, beurs of bedrijfsevenement, het creëren van waardevolle verbindingen is essentieel voor het succes van het evenement. Daarvoor komen mensen naar jouw event. Maar wanneer er sprake is van een meerdaags, internationaal of mega groot event dan heb je wel meer aan je hoofd dan deelnemers met elkaar te verbinden.

Hoe Networkapp je helpt

Networkapp is een evenementplatform dat je helpt om elk evenement, hoe complex ook, te organiseren. Het platform biedt een aantal functies die je werk gemakkelijker maken, zoals:

Geavanceerde planningstools: Networkapp biedt geavanceerde planningstools in haar dashboard waarmee je de agenda, locatie en sprekers van je evenement kunt beheren. Je kunt bijvoorbeeld sessies plannen op basis van capaciteit en sprekers plannen op basis van hun beschikbaarheid. Zo heb jij, je sprekers en je deelnemers straks een goed overzicht in de app.

Overzicht: Het dashboard geeft aan hoever je bent met de inrichting van jouw event en welke stappen nog aandacht verdienen. Van het compleet maken van je programma tot aan het uitnodigingsproces. Zo mis je niks. En weet je het even niet? Dan geeft Networkapp je tips & tricks, kan je helpartikelen raadplegen of stuur je eenvoudig een supportchat naar ons team.

Automatisering: Je kunt heel veel zelf doen met Networkapp. Koppel je registratiesysteem via een geheime sleutel (veilig!) en importeer alle data realtime in de app. Verminder foutkansen en volg de activiteit van je deelnemers in de rapportages. Heb je complexere wensen met betrekking tot abstracthandling of het indelen van verschillende groepen met verschillende rechten? Dan staan wij voor je klaar om dit te regelen.

Voorbeelden van complexe evenementen

Complexe events zijn er in verschillende soorten en maten, waarbij ze ook nog eens variëren in de mate van complexiteit. Want complex betekent niet altijd dat het een groot event is, complex kan ook zijn:

• Meerdaags met verschillende groepen per dag. Meerdaagse evenementen vereisen bijvoorbeeld een gedetailleerd programmabeheer en constante deelnemersbetrokkenheid zodat je de juiste mensen op het juiste tijdstip met elkaar verbindt. Een goed voorbeeld daarvan is het lpbcongres een jaarlijks congres dat ieder jaar georganiseerd wordt door een andere (gast)gemeente.
• Programma’s op verschillende locaties (hybride). Een evenement op meerdere locaties organiseren is een geweldige manier om meer mensen te bereiken en een breder publiek te betrekken. Maar het kan ook een uitdaging zijn om de verbondenheid tussen de deelnemers te bevorderen wanneer ze zich niet op dezelfde locatie bevinden.
• Programma met veel informele side events. Dit hebben we bijvoorbeeld gerealiseerd bij ECTMIH, naast het primaire programma bood ECTMIH ook een breed scala aan side events. Deze events bieden de mogelijkheid om te netwerken met andere professionals, te leren over nieuwe technologieën en te ontspannen.
• Meertaligheid. Hierbij wil je dat boodschappen in iedere taal goed overkomen en de juiste aanspreekvorm wordt gebruikt met pushberichten. Zelf hebben we al meerdere inspirerende internationale events mogen organiseren waaronder Travelution.
• Groepen met verschillend netwerkrechten. Niet iedereen wil evenveel berichten ontvangen. Het bepalen van de juiste netwerkrechten is belangrijk om spam te voorkomen en de tevredenheid onder deelnemers hoog te houden.
• Talloze sprekers. Events met talloze sprekers vergen een zorgvuldige planning om een gebalanceerd en boeiend programma te waarborgen. Die uitdaging kregen wij onder andere bij de Dag van de Volkshuisvesting.
• Unieke persoonlijke programma’s. Om het voor iedere deelnemer zo boeiend mogelijk te houden is het belangrijk om persoonlijke programma’s te hebben zodat ze niet overspoeld worden met informatie die niet in hun interessegebied ligt.
• Zichtbaarheid deelnemers vanwege privacy. Deelnemers kunnen verschillende niveaus van privacy prefereren. Sommigen willen wellicht zichtbaar zijn voor alle andere deelnemers, terwijl anderen liever alleen zichtbaar zijn voor specifieke groepen of individuen.

Samen kom je verder

Wat je wensen ook zijn, Networkapp biedt een veelzijdige oplossing die zich aanpast aan de unieke behoeften van elk evenement, waardoor organisatoren in staat zijn om effectief te navigeren door de specifieke uitdagingen van hun bijeenkomst.

En ook al is Networkapp makkelijk in gebruik, je staat er niet alleen voor. Ons team van betrokken en enthousiaste medewerkers staat voor je klaar om je te helpen. Onze medewerkers hebben jarenlange ervaring in het activeren van jouw deelnemers rondom een event. Ze weten hoe je een evenement tot een succes maakt en ze staan altijd klaar om je te helpen met vragen of problemen. Voor alles is wel een creatieve oplossing te bedenken.