Hoe houd je ruim 2.000 journalisten en bijna 300 vrijwilligers perfect op één lijn tijdens een van de grootste diplomatieke topontmoetingen van het jaar? De NATO Summit 2025 in Den Haag draaide om meer dan alleen geopolitiek: achter de schermen was het een logistiek meesterwerk. En in het hart van die operatie draaide één app voor twee compleet verschillende doelgroepen. Networkapp zorgde ervoor dat informatie op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkwam. Veilig, overzichtelijk en zonder ruis. Terwijl de ogen van de wereld gericht waren op politieke leiders, draaiden duizenden anderen op volle toeren ondersteund door een platform dat mensen verbindt.
Networkapp leverde voor deze internationale top een two-in-one oplossing: de Media App en de Vrijwilligers App in één geïntegreerd platform. Beide groepen gebruikten dezelfde app, maar kregen elk toegang tot hun eigen, afgeschermde omgeving met actuele informatie en communicatiemogelijkheden.
Meer dan 2.000 journalisten van over de hele wereld reisden af naar Den Haag om verslag te doen van het NAVO-programma, het Public Forum en diverse persmomenten. Via de Media App van Networkapp ontvingen zij real-time updates over het programma, achtergrondinformatie, locatiegegevens en last-minute wijzigingen. Het gaf de organisatie de flexibiliteit om snel te communiceren en de media de betrouwbaarheid om goed voorbereid hun werk te doen. Cruciaal tijdens een top met zo’n hoge nieuwswaarde.
Tegelijkertijd draaide een team van 282 vrijwilligers op volle toeren achter de schermen. Verdeeld over 12 groepen – van room ushers en hospitality assistants tot golfkarbestuurders en persbegeleiders – werden zij via de app op de hoogte gehouden van teamindelingen, shifts, locaties en werkinstructies. Dankzij groepschats en 1-op-1-berichten konden ze direct met elkaar schakelen.
De centrale spil daarin was de Teamplanner van Networkapp. Hierin werden meer dan 1.200 taken efficiënt verdeeld over de verschillende teams en dagen. Wijzigingen werden automatisch doorgegeven via pushnotificaties, zodat iedereen op het juiste moment op de juiste plek was. De app zorgde voor rust in de organisatie, juist op piekmomenten.
Bij een top van dit kaliber is veiligheid op alle niveaus van het grootste belang. Daarom werden voorafgaand aan het event uitgebreide pentests uitgevoerd en werden alle digitale veiligheidsmaatregelen in lijn gebracht met de eisen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Net zoals bij de fysieke toegangscontrole werden ook binnen Networkapp alle risico’s op digitale indringers tot een minimum beperkt. Data werd afgeschermd, toegang beheerd en communicatie versleuteld. Veilig netwerken, ook digitaal.
De NATO Summit 2025 in Den Haag werd gedragen door tientallen organisaties, honderden vrijwilligers en duizenden deelnemers. Met Networkapp werd alle communicatie tussen media, organisatie en vrijwilligers centraal gefaciliteerd, veilig gedeeld en slim gestructureerd. De app hielp om deze grote operatie overzichtelijk, verbonden en betrouwbaar te houden en zo bij te dragen aan het grotere doel: samenwerking in dienst van vrede en vrijheid.
Zelf een event organiseren met gevoelige informatie of hoge veiligheidsstandaarden? Lees meer over onze aanpak op de pagina over cybersecurity of neem contact met ons op.