Honderden presentaties, tientallen parallelsessies en honderden deelnemers die allemaal hun eigen programma willen samenstellen. Vroeger betekende dat voor het Leids Congres Bureau kilo’s papier, weken aan voorbereiding en nauwelijks ruimte voor last-minute wijzigingen. Tot ze in 2017 overstapten op Networkapp. Wat begon als een zoektocht naar een passende eventapp, groeide uit tot een jarenlange samenwerking vol maatwerk, slimme innovaties en vooral: tijdswinst.
“In 2017 organiseerden we een congres dat graag papierarm wilde zijn”, vertelt Marit van By ease, de PCO van het Leids Congres Bureau. “Tot die tijd printten we complete programma’s, inclusief korte omschrijvingen van honderden presentaties en sprekers. Dat moest weken van tevoren opgemaakt worden, en dan was je totaal niet flexibel als er iets veranderde.”
De behoefte aan een efficiëntere én duurzamere oplossing was duidelijk. Marit en haar collega’s doken in de wereld van eventapps en vergeleken meerdere aanbieders. “We hadden specifieke wensen, zeker omdat we veel wetenschappelijke congressen organiseren. Uiteindelijk sprong Networkapp er voor ons echt uit. Niet alleen vanwege de functionaliteiten, maar ook vanwege het persoonlijke contact en het vermogen om mee te denken.”
Een van de eerste aanpassingen die Networkapp speciaal voor het Leids Congres Bureau ontwikkelde, had alles te maken met hun specifieke doelgroep. “Bij wetenschappelijke congressen hebben we vaak parallelsessies waarbij meerdere presentaties in één blok zitten,” legt Marit uit. “Het idee is dat deelnemers die hele sessie volgen, niet tussendoor switchen. In de app wilden we dus dat als iemand de eerste presentatie aanklikt, automatisch het hele blok in het persoonlijke programma wordt gezet. Michiel van Networkapp heeft dat voor ons gebouwd en dat werkte perfect.”
Ook de deelnemers zelf dragen bij aan verbeteringen van de app. “We kregen de vraag of je eerst een voorselectie kon maken van sessies. Soms zijn er wel dertig presentaties tegelijk, dan wil je eerst even oriënteren. Networkapp heeft toen de favorietenfunctionaliteit ontwikkeld, waarmee deelnemers makkelijk keuzes kunnen maken. Daar zijn we enorm blij mee.”
Voor de organisatoren zelf is de gebruiksvriendelijkheid van de app een groot voordeel. “Je hoeft echt geen IT-wizard te zijn om het mooi en duidelijk in te richten,” zegt Marit. “We organiseren veel congressen jaarlijks, en dan is het superhandig dat we gewoon een vorige editie kunnen kopiëren. De basis die staat en we hoeven alleen de variabelen aan te passen. Dat scheelt ons enorm veel tijd.”
Het Leids Congres Bureau werkt met Eventure, een registratiesysteem en abstract management tool. De koppeling met Networkapp is voor hen essentieel. “Als er iets verandert in het abstractsysteem, zoals een spreker die wegvalt of een titel die wijzigt, dan wordt dat automatisch aangepast in de app. Dat voorkomt fouten en scheelt dubbel werk.”
Tijdens een event is directe communicatie onmisbaar. “Als een spreker ziek is of er stakingen zijn bij het OV, dan kun je via pushberichten in de app iedereen snel op de hoogte brengen van programmawijzigingen ten gevolge hiervan. De chatfunctie blijkt bovendien laagdrempelig voor deelnemers. “Ze stellen via de app makkelijk vragen of melden als ze iets kwijt zijn. Dat directe contact is echt waardevol.”
Sinds 2017 is er veel veranderd, behalve de samenwerking tussen By ease, de PCO van het Leids Congres Bureau en Networkapp. “We vinden het heel fijn om met Networkapp te werken, en in het bijzonder met Michiel,” besluit Marit. “Hij snapt wat we nodig hebben én weet het ook nog voor elkaar te krijgen. Dat is goud waard.”