Deelnemer interactie torenhoog tijdens het jaarlijkse EAES congres dankzij Networkapp

4 min read. / Modified at: 03-12-2019

88%
App activatie

885
Connecties

1043
Berichten

EAES (European Association for Endoscopic Surgery) is een medische vereniging opgericht in 1990 om kennis over endoscopische chirurgie te ontwikkelen door middel van training, opleiding en kennisdeling. EAES heeft leden die elk jaar hun evenementen bijwonen. Het belangrijkste doel van hun jaarlijkse congres is om medische professionals met elkaar in contact te brengen, kennis te delen en consensus te bereiken over medische praktijken en patiëntenzorg.

Arjan, Executive Director van EAES, coördineert samen met zijn team elk jaar alle aspecten van de EAES congreslogistiek. Arjan en zijn team bewaken het succes van het event, van de registratie  tot het waarborgen van de betrekkingen met de sector.

Endoscopische chirurgie is een van de meest innovatieve takken van de chirurgische industrie, innovaties komen zeer vaak voor en elke maand komt er nieuwe medische apparatuur op de markt. Derhalve is ons congres een manier om onze deelnemers op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen in het veld.

Arjan Appel
Executive Director of EAES

Uitdaging

Deelnemers aan EAES events zijn meestal medische professionals en bedrijven die zich tijdens het congres met elkaar in verbinding willen stellen. Een eenvoudig te gebruiken event management app was cruciaal om de ervaring van de deelnemers te optimaliseren.

Het aantal deelnemers aan het EAES congres 2019 was 1400 en er was een ruime mix aan verschillende thema’s en activiteiten gedurende het event. Het EAES team wilde ook de innovatieve identiteit van de endoscopische chirurgische industrie laten weerspiegelen in de event belevenis.
Daarom koos EAES ervoor om de congreservaring van hun deelnemers via Networkapp te versterken.

Het EAES team vroeg naar een event app die:

  • De tijd verkort die deelnemers nodig hebben om zich in te schrijven voor workshops, presentaties en exposanten;
  • De betrokkenheid bij het congres en de interactie tussen de deelnemers vergroot;
  • Hen realtime inzicht in de activiteiten van de deelnemers en controle over de interacties biedt; en
  • Een compleet beeld van deelnemersprofielen schetst en de organiser in staat stelt de deelnemers voor het event vragen te stellen.

We waren moe van de lange wachtrijen, die vaak veel tijd in beslag nemen. Omdat we een event zijn dat voortdurend innoveert, wilden we iedereen een top of the class event ervaring bieden. Hoe konden we dat doen? Door ons pre-event proces te vergemakkelijken, door voor en tijdens ons congres inzicht te hebben in de kwaliteiten van onze deelnemers en uiteindelijk een nuttige, gepersonaliseerde eventervaring te bieden.
Arjan Appel

Oplossing

Na het zorgvuldig in kaart brengen van de specifieke vereisten van het event, konden we de meest effectieve app features voor het evenement identificeren die het congres van EAES zouden verbeteren.

Daarom werden, naast andere Networkapp features, de volgende onderdelen het meest gebruikt:

Pre-event

  • Event registratie: We hebben EAES in staat gesteld het registratieproces voorafgaand aan het event volledig te centraliseren en te sturen met behulp van onze event registratietools. Op deze manier waren de badges klaar voor het congres en werd er geen tijd verspild aan wachtrijen.

Tijdens het event

  • Live Module: Onze livefeed stelde de organisatoren in staat om een volledig en breed beeld te krijgen van de connecties tussen de deelnemers, de meest actieve gebruikers van de app, terwijl het hielp om de mate van interactiviteit tijdens het evenement te monitoren.
  • Delen, vinden & verbinden: Onze feature hielp de gasten van het EAES congres om met elkaar in contact te komen via speedates, matchmaking, groeps- en 1 op 1 chatsessies.
  • Personal event assistant: Onze feature gaf congresgangers gepersonaliseerde suggesties voor presentaties en workshops op basis van hun profiel en interesses.

Na het event

  • Event Data Reports: De gedetailleerde reports die we aan EAES hebben verstrekt, gaven Arjan en zijn team inzicht in de totale activiteiten van het event. Het managementteam van EAES kon het succes van het congres in 2019 dan ook beter beoordelen en op basis van deze gegevens hun marketingactiviteiten voor 2020 voorbereiden.

In totaal gebruikten 1200 deelnemers Networkapp voor het EAES congres in Sevilla. De geheime formule dat het aantal bezoekers dat de app downloadde zo hoog was, was dat de organisatoren van het congres al lang voor de eigenlijke datum van het evenement uitnodigingen voor activering van de app begonnen te versturen.

Resultaten

Ons succes in nummers:

  • App activatie: 88% van de deelnemers activeerder Networkapp;
  • Het aantal connecties: In totaal werden er 885 verbindingen gelegd tijdens het event. Dit betekent dat 55.7% van de deelnemers een ontmoeting inplanden of connected through (group) chats; and
  • Conversations: 507 conversations were initiated with an astonishing 1043 messages exchanged between attendees.

De opzet en de organisatie van het programma was zeer vooruitstrevend. De introductie van Networkapp ging verder dan de gebruikelijke congresapp en heeft de algehele beleving van het evenement echt verbeterd. Dit werd benadrukt door het gemak waarmee informatie kon worden gedeeld, de connectiviteit tussen de deelnemers uit de branche en de mogelijkheid om de dag gemakkelijk te plannen.

Professor Tan Arulampalam,
ALSGBI Honorary Treasurer

In het vooruitzicht

De informatie die achteraf uit de app is gehaald geeft een goed inzicht in wat onze deelnemers willen met betrekking tot het programma en wat het profiel van onze deelnemers is. Dit zal ervoor zorgen dat we in de toekomst beter kunnen afstemmen op de behoeften en een beter beeld krijgen van hoe het deelnemersveld gestructureerd is. Dit is onontbeerlijk als je je event tot de top van het enorme aanbod wil rekenen.
Arjan Appel