Deelnemer interactie torenhoog tijdens het jaarlijkse EAES congres dankzij Networkapp

EAES (European Association for Endoscopic Surgery) is een medische vereniging opgericht in 1990 om kennis over endoscopische chirurgie te ontwikkelen. Dit doen zij door middel van training, opleiding en kennisdeling. EAES heeft leden die elk jaar hun evenementen bijwonen. Het belangrijkste doel van hun jaarlijkse congres is om medische professionals met elkaar in contact te brengen. Evenals het stimuleren van kennisdeling en het bereiken van consensus over medische praktijken en patiëntenzorg.

Arjan, Executive Director van EAES, coördineert met zijn team elk jaar de complete EAES congreslogistiek. Samen bewaken zij het succes van het congres; Van de registratie tot de betrekkingen met de sector.

“Endoscopische chirurgie is een van de meest innovatieve takken van de chirurgische industrie. Innovaties komen zeer vaak voor. Elke maand komt er nieuwe medische apparatuur op de markt. Derhalve is dit congres een manier om deelnemers op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen.“

Arjan Appel
Executive Director of EAES

Uitdaging

Deelnemers aan EAES evenementen zijn meestal medische professionals en bedrijven met kennisdeling en verbinding als doel. Om de ervaring van de deelnemers te optimaliseren was een eenvoudig te gebruiken congres management app cruciaal.

Het aantal deelnemers aan het EAES congres 2019 was 1400. Daarnaast was er een ruime mix aan verschillende thema’s en activiteiten. Dit jaar wilde het EAES team ook de innovatieve identiteit van de endoscopische chirurgische industrie doen weerspiegelen in de belevenis.
Zodoende koos EAES ervoor om de congreservaring van hun deelnemers via Networkapp te vergroten.

Het EAES team zocht naar een congres app om:

• De tijd die het deelnemers kost zich voor workshops, presentaties en exposanten te registreren te verkorten;
• De betrokkenheid bij het congres en kennisdeling en interactie tussen deelnemers te vergroten;
• Realtime inzicht te verkrijgen in de activiteiten van de deelnemers;
• Een compleet beeld van deelnemersprofielen te schetsen. Maar ook om voor aanvang van het congres, vragen te kunnen stellen aan deelnemers.

“We waren moe van de lange wachtrijen. Ze nemen vaak veel tijd in beslag. Omdat we een organisatie zijn die voortdurend innoveert, wilden we een top of the class congres ervaring bieden. Hoe konden we dat doen? Door ons pre-event proces te vergemakkelijken.  Door het verkrijgen van inzicht in de kwaliteiten van onze deelnemers konden we tenslotte een nuttige, gepersonaliseerde congres ervaring bieden.”
Arjan Appel

Oplossing

Na het zorgvuldig in kaart brengen van de specifieke vereisten, wisten we de meest effectieve app features die het EAES congres zouden verbeteren te identificeren.

Naast andere Networkapp features, werden de volgende onderdelen het meest gebruikt:

Pre-event

• Congres registratie: Met de bedoeling het registratie proces voor EAES volledig centraal te regelen werd gebruik gemaakt van onze congres registratietool. Zo waren badges klaar voor het congres en werd er geen tijd verspild aan wachtrijen.

Tijdens het event

• Live Module: Onze livefeed stelde de organisatoren in staat de interactiviteit te monitoren. Zo werd er onder andere een volledig beeld geschetst van de connecties tussen de deelnemers. Als ook de meest actieve gebruikers van de app werden getoond.
• Delen, vinden & verbinden: Ten tweede hielp de app deelnemers om met elkaar in contact te komen via bijvoorbeeld speeddates, matchmaking, groeps- en 1 op 1 chatsessies.
• Personal event assistant: Door middel van gepersonaliseerde suggesties op basis van profielinteresses ontstond er voor ieder een persoonlijke congres beleving.

Na het event

• Event Data Reports: Tenslotte verkregen Arjan en collega’s inzicht in de totale activiteiten op het congres dankzij onze gedetailleerde reports. Als gevolg werd het EAES congres 2019 als succesvol beoordeeld. Bijgevolg zal het EAES management team op basis van deze gegevens hun marketingactiviteiten voor 2020 kunnen voorbereiden.

In totaal gebruikten 1200 deelnemers Networkapp voor het EAES congres in Sevilla. Organisatoren stuurden ver van te voren activatie uitnodigingen. Waardoor het aantal app downloads zo enorm hoog lag.

Resultaten

Ons succes in nummers:

• App activatie: 88% van de deelnemers activeerden Networkapp;
• Het aantal connecties: In totaal legde men 885 verbindingen tijdens het event. Dit betekent dat 55.7% van de deelnemers een ontmoeting inplanden of met elkaar in gesprek gingen;
• Conversaties: 507 gesprekken voerde men, waarin wel 1043 berichten werden uitgewisseld.

“ De opzet en de organisatie van het programma was zeer vooruitstrevend. De introductie van Networkapp ging verder dan de gebruikelijke congresapp. Het verbeterde de algehele beleving van het evenement echt. Vooral het gemak waarmee informatie werd gedeeld benadrukt dit, evenals de connectiviteit tussen de deelnemers uit de branche en de mogelijkheid om de dag gemakkelijk te plannen.”

Professor Tan Arulampalam,
ALSGBI Honorary Treasurer

In het vooruitzicht

“De informatie die achteraf uit de app is gehaald geeft een goed inzicht in wat onze deelnemers willen met betrekking tot het programma en wat het profiel van onze deelnemers is. Dit zal ervoor zorgen dat we in de toekomst beter kunnen afstemmen op de behoeften en een beter beeld krijgen van hoe het deelnemersveld gestructureerd is. Dit is onontbeerlijk als je je event tot de top van het enorme aanbod wil rekenen.”
Arjan Appel