Veilig omgaan met medische gegevens tijdens medische symposia

Een medisch symposium draait om kennis delen. Onderzoeksresultaten, abstracts, nieuwe behandelmethoden en waardevolle gesprekken tussen professionals. Maar juist in een omgeving waarin zoveel informatie samenkomt, wil je één ding absoluut voorkomen: dat gevoelige gegevens terechtkomen waar ze niet horen. Als organisator krijg je te maken met persoonsgegevens van deelnemers en mogelijk zelfs gezondheidsgegevens binnen abstracts of casuïstiek. Hoe zorg je dat die informatie veilig wordt verwerkt, zonder je event onnodig ingewikkeld te maken? Dat begint bij bewust omgaan met data én kiezen voor eventtechnologie waarin informatiebeveiliging vanaf de basis is meegenomen.

Dataveiligheid bij een medisch symposium

Een medisch of wetenschappelijk congres is niet helemaal te vergelijken met een regulier zakelijk event. Denk alleen al aan abstracts, wetenschappelijke posters, sprekersinformatie, deelnemersregistraties en gegevens die nodig zijn voor accreditatie. Niet al deze informatie valt automatisch onder de noemer medische gegevens. Een naam, functie of sessiekeuze van een deelnemer is bijvoorbeeld een persoonsgegeven, maar geen gezondheidsgegeven.

Zodra informatie iets zegt over de gezondheid van een identificeerbaar persoon, verandert dat. Gezondheidsgegevens zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens en krijgen daarom extra bescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt dat deze gegevens zeer privacygevoelig zijn. Voor een organisator betekent dit vooral: weet welke informatie door jouw verschillende systemen stroomt en denk vóór het event na over wat werkelijk nodig is.

Verzamel niet meer gegevens dan je nodig hebt

Meer data verzamelen omdat het misschien ooit handig is? Bij persoonsgegevens is dat geen goed uitgangspunt. Een belangrijk principe binnen de AVG is dataminimalisatie: verzamel en verwerk alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor je ze nodig hebt. Dat is bij een medisch symposium een praktische vraag.

Moet bepaalde patiëntinformatie bijvoorbeeld daadwerkelijk onderdeel zijn van een abstract dat deelnemers via de eventapp kunnen bekijken? Is alle profielinformatie van een deelnemer nodig? En wie moet bepaalde informatie kunnen zien?

Zeker bij casuïstiek is het verstandig om kritisch te kijken of informatie herleidbaar is tot een individuele patiënt. Waar persoonsgegevens niet nodig zijn, heeft anonieme informatie vanuit privacyoogpunt de voorkeur. Dat maakt je datastroom niet alleen veiliger, maar vaak ook overzichtelijker.

Kies een eventplatform waarbij beveiliging aantoonbaar is

Als organisator kun je zorgvuldig met data omgaan, maar je bent ook afhankelijk van de systemen waarmee je werkt. Daarom is “onze software is veilig” eigenlijk niet genoeg. Je wilt kunnen zien welke maatregelen een leverancier neemt en hoe informatiebeveiliging structureel is georganiseerd.

Networkapp is sinds 14 november opnieuw gecertificeerd volgens de nieuwste norm 2022 ISO/IEC 27001:2022. Dat betekent dat het Information Security Management System volgens deze internationale norm is ingericht en onafhankelijk wordt getoetst. We laten daarnaast regelmatig vulnerability tests uitvoeren en monitoren onze code en infrastructuur op kwetsbaarheden.

Voor organisatoren van medische congressen is dat relevant. Je kiest immers niet alleen een app waarin deelnemers hun programma bekijken. Het platform wordt onderdeel van een grotere keten waarin deelnemers-, programma- en eventdata worden verwerkt.

Kijk naar de hele dataketen

Juist bij medische congressen werken vaak meerdere systemen naast elkaar. De registratie vindt plaats in het ene systeem, abstracts worden in een ander platform ingediend en het programma verschijnt vervolgens in de eventapp. Networkapp koppelt bijvoorbeeld met registratie- en abstractsoftware zoals Easydus, Eventure en Oxford Abstracts. Dat voorkomt veel handmatig overtypen en losse bestanden, maar betekent ook dat beveiliging niet bij één platform ophoudt.

Daarom is het belangrijk om ook naar de verbindingen tussen systemen te kijken. Bij Networkapp verlopen koppelingen met partners via versleutelde HTTPS-verbindingen. De eventdata in de backend wordt op servers binnen de Europese Unie gehost. Zo kijk je niet alleen naar de veiligheid van één applicatie, maar naar de route die gegevens gedurende het hele eventproces afleggen.

Geef deelnemers zelf controle waar dat kan

Veiligheid gaat niet alleen over wat er achter de schermen gebeurt. Ook wat deelnemers onderling van elkaar kunnen zien, verdient aandacht. Binnen Networkapp kan de organisator bepalen welke informatie in de deelnemerslijst wordt opgenomen. Deelnemers kunnen daarnaast hun eigen privacy-instellingen beheren.  Dat is belangrijk bij een medisch symposium, waar deelnemers bijvoorbeeld arts, onderzoeker, verpleegkundig specialist of vertegenwoordiger van een zorgorganisatie kunnen zijn. Niet iedere deelnemer hoeft immers automatisch toegang te hebben tot alle informatie over alle andere aanwezigen. Denk hierbij aan besloten ALV’s of specifieke commissies.

Denk ook na over wat er ná het symposium gebeurt

Dataveiligheid stopt niet wanneer de laatste spreker het podium verlaat. Na afloop blijven vaak allerlei gegevens bestaan: aanwezigheidsregistraties, evaluaties, deelnemerslijsten, interactiedata en exports die intern zijn gedeeld.

De AVG hanteert ook hierbij het principe dat persoonsgegevens niet langer mogen worden opgeslagen dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Met Networkapp hebben we standaard bewaartermijnen en geven we deelnemers mogelijkheden om persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen.

Alles-in-één en veilig eventplatform

Met Networkapp combineer je functies voor onder andere programma’s, abstracts, deelnemerscommunicatie, interactie en netwerken in één eventomgeving. Het platform is ISO 27001-gecertificeerd, gebruikt Europese hosting voor eventdata en werkt met technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om eventinformatie te beschermen.

Organiseer je binnenkort een medisch of wetenschappelijk congres? Ontdek hoe Networkapp je helpt om deelnemers, programma, abstracts en interactie samen te brengen in een veilige eventomgeving.