Hybride events organiseren zonder dat online deelnemers het gevoel hebben er half bij te zijn

Een hybride event organiseren klinkt simpel: je zet een camera aan en laat online deelnemers meekijken. Maar daar gaat het vaak mis. Want terwijl bezoekers op locatie vragen stellen, mensen ontmoeten en de energie in de zaal voelen, zitten online deelnemers al snel vooral naar een scherm te kijken. En zodra zij zich toeschouwer voelen in plaats van deelnemer, verlies je betrokkenheid. Hoe zorg je ervoor dat iedereen echt meedoet, ongeacht waar iemand zit? Dat begint met één eventervaring waarin interactie, netwerken en communicatie voor iedereen toegankelijk zijn.

Maak van online kijkers deelnemers

De eerste stap is misschien wel de belangrijkste: behandel mensen thuis niet als kijkers. Bij een livestream ligt passiviteit namelijk al snel op de loer. De spreker vertelt, de online deelnemer kijkt en ondertussen komt er een mailtje binnen, begint Teams te knipperen of wordt er toch even iets anders gedaan.

Interactie doorbreekt dat patroon. Networkapp biedt hiervoor onder andere polls, live voting en mogelijkheden om vragen te stellen en live Q&A’s te organiseren. Tijdens een hybride sessie kunnen bezoekers in de zaal via hun telefoon reageren, terwijl online deelnemers realtime vanaf hun laptop meedoen. Zo krijgt niet alleen de eerste rij in de zaal een stem, maar het volledige publiek.

Dat betekent ook dat interactie onderdeel moet zijn van je programma, in plaats van iets wat je alleen inzet als er toevallig nog vijf minuten over zijn. Plan bijvoorbeeld bewust momenten waarop je een stelling voorlegt, feedback ophaalt of deelnemers laat reageren op wat zojuist besproken is.

Houd rekening met twee ervaringen

Online en fysiek deelnemen zijn niet precies hetzelfde. Dat hoeft ook niet. Het doel is niet om iedere fysieke ervaring één-op-één te kopiëren naar een beeldscherm, maar om beide groepen op een logische manier door dezelfde eventdag te begeleiden.

Binnen Networkapp kun je het programma, de sessies en communicatie vanuit dezelfde omgeving organiseren. Deelnemers kunnen daarbij op basis van hun deelnamevorm een persoonlijk programma te zien krijgen. Bezoekers op locatie gebruiken de mobiele eventapp voor bijvoorbeeld hun programma en locatie-informatie, terwijl online deelnemers via de browser deelnemen aan het eventplatform.

Dat geeft ruimte om bewust na te denken over de online route. Wat gebeurt er bijvoorbeeld terwijl mensen op locatie naar een andere zaal lopen? Is er voor de online groep een pauze, een netwerkmoment of juist extra content? En hoe zorg je ervoor dat beide groepen op het juiste moment weer samenkomen?

Vergeet het gesprek tussen de sessies niet

Een groot deel van de waarde van een event ontstaat niet alleen op het podium. Het zit ook in het gesprek na een presentatie, de toevallige ontmoeting bij de koffie en die ene deelnemer die precies met dezelfde uitdaging rondloopt.

Juist dat onderdeel dreigt bij hybride events verloren te gaan als je online deelname beperkt tot het volgen van sessies.

Networkapp richt zich daarom ook op netwerken tussen deelnemers. Profielen kunnen worden verrijkt met bijvoorbeeld interesses, doelen of expertise, waarna deelnemers met filters relevante mensen kunnen vinden. Matchmaking kan deelnemers bovendien aan elkaar koppelen op basis van interesses en doelen. Via forum, chat en afspraken kunnen gesprekken ook buiten de officiële sessies doorgaan.

Voor online ontmoetingen zijn er virtuele huiskamers, een Netwerkcarrousel en een virtueel netwerkplein. In een virtuele huiskamer kunnen maximaal tien mensen met elkaar in gesprek. De virtuele huiskamer kan volledig worden ingericht in de eigen look en feel en stijl van het event, van een kamer naar wens tot bijvoorbeeld een operatiekamer of tuinkas rond de tafel. De Netwerkcarrousel brengt deelnemers tijdens verschillende rondes met anderen in contact, terwijl het virtuele netwerkplein juist ruimte biedt om online mensen tegen te komen en gesprekken te starten.

Verbind online en offline deelnemers bewust met elkaar

Een hybride event wordt pas echt interessant wanneer online en offline niet twee aparte werelden blijven. Dat kun je heel letterlijk organiseren. Networkapp noemt bijvoorbeeld speeddates tussen live en online deelnemers als manier om de groepen met elkaar te verbinden. Ook tijdens inhoudelijke sessies kun je die verbinding zichtbaar maken. Laat vragen van online deelnemers terugkomen op het podium. Bespreek de uitslag van een stemming met de zaal én de mensen thuis. 

Geef communicatie dezelfde aandacht als content

Op locatie zie je vaak vanzelf wat er gebeurt. Mensen lopen richting een zaal, een host kondigt de volgende spreker aan en bij een wijziging kan iemand snel iets omroepen. Online ontbreken veel van die signalen.

Goede communicatie is daarom extra belangrijk. Via Networkapp kunnen organisatoren realtime nieuws- en pushberichten versturen naar alle deelnemers of naar een specifieke groep. Die kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor een programmawijziging, een belangrijke mededeling of een herinnering op het juiste moment.

Gebruik die mogelijkheid niet alleen wanneer er iets misgaat. Je kunt online deelnemers ook actief meenemen in het ritme van de dag: de volgende sessie begint bijna, de poll staat klaar, het netwerkmoment start of er is nieuwe informatie beschikbaar. Zo hoeven deelnemers niet zelf continu uit te zoeken waar ze moeten zijn en wat er van hen wordt verwacht.

Een goede livestream is het startpunt

Natuurlijk blijft techniek belangrijk. Een online deelnemer die de spreker niet goed kan horen of met een haperende stream zit, haakt sneller af. Networkapp maakt het mogelijk externe streamingdiensten zoals Vimeo, YouTube en Zoom binnen het platform te koppelen. Daarnaast biedt Networkapp YourBroadcast voor professionele online en hybride uitzendingen, met onder andere regie op afstand, eigen branding en een virtuele greenroom voor sprekers. Per sessie bepaal je zelf welke virtuele ruimte je aanbiedt: zo kun je achter parallelle sessies bijvoorbeeld een Zoom-link, Microsoft Teams-link of je eigen virtuele kamer hangen. 

Kijk na afloop verder dan het aantal kijkers

Na een hybride event wil je natuurlijk weten hoe het gegaan is. Maar alleen het aantal inschrijvingen of livestreamkijkers vertelt niet het hele verhaal. Interessanter is wat deelnemers tijdens het event daadwerkelijk hebben gedaan. In het dashboard van Networkapp zijn onder andere gegevens beschikbaar over actieve en online deelnemers, gemaakte connecties en activiteiten van gebruikers. Resultaten uit polls en vragenlijsten kunnen eveneens worden gebruikt om inzicht te krijgen in deelnemers en het event verder aan te scherpen.

Dat helpt om na afloop andere vragen te stellen. Niet alleen: hoeveel mensen waren erbij? Maar ook: werd er gestemd? Werden er nieuwe connecties gemaakt? Welke onderwerpen leefden? En op welke momenten ontstond interactie en tussen wie? Die inzichten neem je vervolgens mee naar je volgende event.

Organiseer jij binnenkort een hybride event?

Leuk! Je weet nu precies waar je rekening mee moet houden om er óók voor de online deelnemers een goede ervaring van te maken. Met Networkapp breng je programma, livestreams, interactie, communicatie en netwerken samen binnen één eventomgeving voor live, online en hybride events. Zo maak je van online kijkers volwaardige deelnemers.

Benieuwd hoe dat eruitziet voor jouw volgende hybride event? Probeer Networkapp zelf uit of plan een demo en ontdek welke combinatie van programma, interactie en netwerkmogelijkheden past bij jouw evenement.