Een aanbesteding winnen? Dit moet je eventplatform op orde hebben

Donderdagavond, 21.40 uur. Morgen om 12.00 uur moet de inschrijving binnen zijn. Het concept is sterk, de begroting klopt, het team staat. Dan mailt een collega: “We missen nog het ISO 27001-certificaat van het eventplatform. En de verwerkersovereenkomst. Kun je dat nog regelen?” Op dat moment merk je dat een eventplatform in een aanbesteding geen detail is. Het is een eis. Eén ontbrekende bijlage kan genoeg zijn om af te vallen, hoe goed je idee ook is. Dus hoe pak je dat aan? Lees maar mee. 

Als eventbureau weet je hoe belangrijk een goede voorbereiding is. Zeker bij een aanbesteding. Je wilt de opdrachtgever overtuigen van jouw aanpak, ervaring en creativiteit. Maar bij overheidsopdrachten speelt er nog iets mee: zekerheid.

Want hoe worden deelnemersgegevens beschermd? Wie heeft toegang tot welke informatie? Wat gebeurt er als er op het laatste moment iets verandert? En kun je aantonen dat de leverancier van je eventapp zijn informatiebeveiliging goed geregeld heeft? Het zijn vragen die je liever vóór het indienen van je offerte beantwoordt. Niet wanneer de deadline over twee dagen afloopt.

Een goede eventapp is niet automatisch een geschikte eventapp

Een programma bekijken, deelnemers laten netwerken of pushberichten versturen. Dat kunnen veel eventapps. Maar werk je voor een ministerie of andere overheidsorganisatie? Dan worden er vaak aanvullende eisen gesteld aan veiligheid, privacy, toegankelijkheid en contractuele afspraken.

Een prettige gebruikerservaring blijft belangrijk. Alleen is die niet voldoende. Je wilt een platform dat niet alleen op de eventdag goed werkt, maar ook bij de voorbereiding van je aanbesteding geen vraagtekens oproept. Daar komen drie termen om de hoek kijken.

ISO 27001: informatiebeveiliging die je kunt aantonen

ISO 27001 is een internationale norm voor informatiebeveiliging. Een certificering laat zien dat een organisatie haar informatiebeveiliging structureel beheert en onafhankelijk laat toetsen.

Waarom is dat voor jou relevant? Omdat een eventapp vaak persoonsgegevens verwerkt. Denk aan namen, e-mailadressen, functies, deelnemerslijsten en persoonlijke programma’s. In sommige gevallen gaat het om gevoelige informatie of bijeenkomsten waarbij extra vertrouwelijkheid nodig is. Bij een aanbesteding wil je kunnen laten zien dat daar zorgvuldig mee wordt omgegaan.

Networkapp is ISO 27001-gecertificeerd. Dat betekent dat je bij de onderbouwing van je offerte kunt verwijzen naar een onafhankelijk getoetst informatiebeveiligingsmanagementsysteem. Dat scheelt uitzoekwerk. En belangrijker: het geeft je een concreet antwoord wanneer je opdrachtgever vraagt hoe de beveiliging is geregeld. En niet geheel onbelangrijk in de huidige onzekere mondiale context; onze server wordt in Europa gehost op twee plaatsen en we werken daarnaast met Europese toeleveranciers binnen het platform.  

ARVODI: afspraken over dienstverlening

ARVODI staat voor de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten. Deze voorwaarden regelen onder andere afspraken over uitvoering, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid. In oudere aanbestedingsdocumenten kun je ARVODI-2018 tegenkomen. Sinds maart 2025 geldt voor nieuwe rijksinkoop van diensten de versie ARVODI-2025.

ARBIT-2022: afspraken over IT

ARBIT-2022 bevat de algemene rijksvoorwaarden voor IT-overeenkomsten. Denk aan afspraken over software, gebruiksrechten, continuïteit en informatiebeveiliging.

Gebruik je een digitaal eventplatform binnen een overheidsopdracht? Dan is het verstandig om vroeg te controleren welke IT-eisen en contractvoorwaarden van toepassing zijn.

Je hoeft als eventbureau niet zelf alle technische antwoorden te bedenken. Je wilt vooral een leverancier die de vragen begrijpt, de juiste informatie kan aanleveren en duidelijk is over wat het platform wel en niet ondersteunt.

Networkapp tijdens de NATO Summit 2025

Hoe belangrijk betrouwbare eventtechnologie is, bleek tijdens de NATO Summit 2025 in Den Haag. Networkapp ondersteunde de communicatie voor meer dan 2.000 journalisten en 282 vrijwilligers. Twee totaal verschillende doelgroepen, binnen één platform. Journalisten ontvingen actuele informatie en lastminute-updates. Vrijwilligers hadden toegang tot hun planning, werkinstructies en teamcommunicatie.

En de beveiliging? Vooraf werden uitgebreide pentesten uitgevoerd en de veiligheidsmaatregelen afgestemd op de eisen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Zo verliep de communicatie veilig en overzichtelijk. Benieuwd hoe we dat aanpakten?

Lees de volledige NATO-case

Een leverancier die je verder helpt

Een aanbesteding brengt al genoeg werk met zich mee. Het laatste wat je nodig hebt, is een leverancier die pas na drie herinneringen reageert op een vraag over beveiliging of documentatie.

Daarom kijken we bij Networkapp verder dan de functies van de app. We denken mee over de eisen van je opdrachtgever, helpen je de technische mogelijkheden helder te krijgen en ondersteunen je bij de voorbereiding en uitvoering. Ook als er vlak voor het event iets verandert. Want je wilt je tijd besteden aan het neerzetten van een sterk evenement. Niet aan het najagen van technische antwoorden.

Check dit voordat je je offerte indient

Neem deze vijf vragen mee wanneer je een eventplatform selecteert:

1. Is de leverancier aantoonbaar ISO 27001-gecertificeerd en wordt deze ook continu en bewust nageleefd door personeel?
2. Kan de leverancier passende privacy- en beveiligingsdocumentatie aanleveren?
3. Zijn de eisen uit de aanbesteding en de toepasselijke contractvoorwaarden besproken?
4. Kun je verschillende doelgroepen veilig toegang geven tot de juiste informatie?
5. Is er iemand bereikbaar die meedenkt als er tijdens de voorbereiding of uitvoering iets verandert en verantwoordelijkheid neemt bij calamiteiten?

Kun je deze vragen beantwoorden? Dan sta je een stuk sterker wanneer je jouw oplossing bij de opdrachtgever moet onderbouwen.

Een aanbesteding op de planning? We denken met je mee

Werk je aan een offerte voor een overheidsopdracht en wil je weten of Networkapp past bij de eisen van jouw opdrachtgever?

Plan een gesprek. Dan kijken we samen naar de aanbesteding, de beveiligingseisen en de mogelijkheden van het platform.

Plan een gesprek met Elma!