Tips en tricks voor hybride werken als organisatie

Als Networkapp zijn wij natuurlijk heel bekend met hybride werken. Wij zijn vaak betrokken bij evenementen die deels online en deels fysiek plaatsvinden. Maar wist je dat wij als organisatie sinds kort zélf ook hybride werken? Ons huurcontract in Utrecht is opgezegd en alle collega’s werken nu vanuit huis en soms ergens op locatie. Graag delen wij onze ervaringen, zodat jij ons voorbeeld misschien wel volgt!

Hybride werken is nog lang geen standaard, maar men kijkt er ook niet meer heel raar van op. Sterker nog, als wij mensen vertellen dat we hybride werken, dan horen we vaak geluiden als “Snap ik! Waarom zou je het ook níét doen?” en “Wat een vrijheid biedt dat, zeg!”

Hybride werken dankzij coronacrisis

Dat meer organisaties nu hybride werken komt uiteraard mede door de coronacrisis, toen wij met z’n allen massaal moesten thuiswerken. Hierdoor ontstond het inzicht dat dat eigenlijk prima kan! Na de lockdowns bleven veel mensen en bedrijven dan ook (deels) thuiswerken. En waarom niet? Bij veel beroepen heb je enkel een bureau, een laptop en een mobiel nodig en al het contact met collega’s gaat via handige tools als Slack, Teams, WhatsApp of Google Meet, die zijn ingesteld op communicatie op afstand.

De voordelen van hybride werken

Toen onze collega Julia bekendmaakte haar vleugels uit te slaan en voor een eventbureau te gaan werken, ontstond bij de rest van de collega’s het besef dat dit misschien wel hét moment was om hybride te gaan werken. Het was juist Julia die zoveel waarde hechtte aan de gezelligheid op kantoor, terwijl de anderen het ook prima vonden om vanuit huis te werken.

Met thuiswerken kun je vaak net wat flexibeler je werktijden en pauzes inrichten. Je hebt sowieso geen reistijd meer en daarnaast kan je het ook gemakkelijk combineren met wat privézaken. Ook merken we dat het contact tussen collega’s via online meetings vaak veel efficiënter verloopt. Natuurlijk missen we de gezelligheid en het ouwehoeren af en toe, maar dat is het voordeel van hybride werken: we werken niet constant vanuit huis.

Hybride werken levert ons dus een verbeterde productiviteit en een fijnere werk-privébalans op. Het scheelt hierbij dat wij als organisatie en aanbieder van de Networkapp gepokt en gemazeld zijn wat betreft het gebruik van online communicatiemiddelen. Wij overleggen al jaren via onze eigen ontwikkelde virtuele huiskamer. Gezellig zittend rond een virtuele tafel via webcam, microfoon en koptelefoon!

Tips en tricks voor hybride werken

Ons advies is om alleen als hybride organisatie verder te gaan als dit past bij het DNA van jouw bedrijf. Werken er alleen maar gezellige kantoormensen, dan zal hybride waarschijnlijk niet zaligmakend blijken te zijn. Maar werk je met flexibele mensen die het niet erg vinden (of misschien zelfs juist fijn!) om meetings online en to the point te houden, dan is hybride werken misschien wel de oplossing!

Investeer in de juiste technologie en tools

Ga je voor hybride, dan moet natuurlijk alles daar op ingericht zijn. Zorg ervoor dat je team toegang heeft tot de benodigde technologie en tools om effectief te kunnen werken, zowel fysiek als op afstand. Denk hierbij aan communicatie-apps, samenwerkingsplatforms, videoconferentiesoftware en online opslag voor bestanden.

Stel duidelijke communicatieregels op

Communicatie is cruciaal in een hybride werkomgeving. Het is daarom belangrijk om duidelijke regels en verwachtingen vast te stellen met betrekking tot communicatiekanalen, beschikbaarheid en responstijden. Wees duidelijk over wanneer je sowieso je collega’s online verwacht en wanneer ze wat flexibeler kunnen zijn met hun aanwezigheid. Hamer op de juiste ‘etiquette’ online en pas deze ook toe. Niemand zit te wachten op stroperig verlopende online meetings waarbij iedereen door elkaar praat of waarbij die ene collega elke week weer zit te hannesen met zijn microfooninstellingen. 😉

Creëer een balans tussen individueel en samen werken

Hybride werken biedt de mogelijkheid voor medewerkers om zowel individueel als in teamverband te werken. Probeer een goed evenwicht te vinden tussen deze twee werkstijlen. Moedig individuele verantwoordelijkheid en zelfstandigheid aan, maar zorg er ook voor dat er voldoende gelegenheid is voor teamoverleg, brainstormsessies en samenwerking.

Stimuleer sociale interactie en teambinding

Dit is een van de valkuilen als je vooral online communiceert met collega’s; de onderlinge binding en de sterke teamdynamiek kan wat gaan verslappen. Bevorder daarom de sociale interactie en de teambinding, juist op afstand. Organiseer bijvoorbeeld informele online bijeenkomsten of kom juist met z’n allen samen in een leuk café waar je met de laptop in de aanslag gezellig samen werkt en uitgebreid luncht.

Hopelijk kan je met deze tips en tricks een succesvolle overgang maken naar hybride werken en het beste uit je nieuwe werkomgeving halen. Sta open voor en blijf werken aan flexibiliteit, communicatie en betrokkenheid en het komt helemaal goed!

Wil je nog meer tips of ben je benieuwd wat onze persoonlijke ervaringen zijn met hybride werken? Plan dan een afspraak in met Elma! Online, maar gezellig op de koffie kan natuurlijk ook!

Bekijk ook eens onze case over de hybride aanpak van onze internationale opdrachtgever die graag de interactie en betrokkenheid onder haar 450 medewerkers wilde vergroten. We creëerden heel gemakkelijk een combinatie van de community-feature, events en de virtuele huiskamers.