Slim koppelen met Networkapp: van Excel tot volledige integraties

Als eventmanager weet je hoe snel informatie zich opstapelt. Programma’s, sprekers, deelnemersdata, last-minute wijzigingen, vaak verspreid over meerdere systemen. De vraag is dan niet alleen hoe je alles organiseert, maar vooral: hoe voorkom je dubbel werk en fouten? Met Networkapp kun je data slim koppelen, of je nu werkt met losse bestanden of met uitgebreide eventsoftware. Van een eenvoudige Excel-import tot volledig geautomatiseerde integraties: je kiest zelf wat past bij jouw workflow en de complexiteit van je event.

Data importeren via Excel

Heb je (nog) geen koppeling met een extern systeem? Geen probleem. Met Networkapp kun je eenvoudig gegevens importeren via Excel-bestanden. Denk aan:

• Deelnemerslijsten 
• Programma’s en sessies 
• Sprekersinformatie 

Dit is de snelste manier om je event op te zetten zonder technische integraties. Afhankelijk van de hoeveelheid content bepaal je wat sneller gaat. Even snel wat handmatig inrichten of de totale bestanden die je al hebt uploaden. In beide gevallen behoud je de volledige controle over je data en kun je snel aanpassingen doen door simpelweg een nieuw bestand te uploaden. Wij helpen je daarbij.

Koppelingen met externe systemen

Zodra een event groeit, er meer afstemming nodig is tussen partijen, groeit de behoefte aan automatisering. Daarom koppelt Networkapp met bekende registratiesystemen zoals aanmelder.nl, Swoogo of Eventure. In plaats van data over te typen, maken we een directe verbinding tussen hun database en onze app. Wijzigingen aan de bron worden automatisch doorgevoerd in de app. Zo weet je zeker dat de bezoeker altijd naar de juiste zaal loopt, ook als die last-minute is aangepast. En je kan altijd via ons platform data overrulen of aanvullen indien nodig. Jij houdt het overzicht.

De Swoogo-koppeling voor OCW

Een mooi voorbeeld van deze efficiëntie zagen we onlangs bij de events van het Ministerie van OCW, in samenwerking met eventbureau Pino. Hierbij fungeerde Swoogo als het centrale punt voor zowel de registratie als de website. Wij bouwden een koppeling die de data elk 15 minuten ophaalt. Omdat het om vier verschillende locaties ging en er slechts één inlogproces gewenst was, zorgden we dat de app automatisch de juiste sessies aan de juiste stad (zoals Utrecht of Eindhoven) koppelde. Geen handmatig knip-en-plakwerk, maar een foutloze flow van website naar app.

Zo zien de deelnemers hun eigen locatieprogramma, kan men daarbinnen sessies kiezen en netwerken met mensen die er zijn op verschillende niveau’s. Zo helpen we niet alleen de deelnemers maar ook de eventmanagers om gerichte polls uit te vragen en pushberichten op maat te kunnen versturen. Ondanks de complexiteit van de vier verschillende programma’s, moest de realisatie ervan razendsnel gebeuren.

Senior developer Michiel van Networkapp blikt terug op deze uitdagende klus: “Het moest allemaal op zeer korte termijn geregeld worden, wat de nodige druk met zich meebracht.. Met ruim 200 sessies verdeeld over verschillende steden is handmatig invoeren simpelweg een nachtmerrie; dat wil je niet dubbel moeten onderhouden, zeker niet met last-minute updates. Door onze software slim in te zetten en direct te koppelen met de data van Swoogo, konden we deze strakke deadline halen zonder in te leveren op kwaliteit.

Abstract Handling voor wetenschappelijke congressen

Voor complexe wetenschappelijke congressen gaan we nog een stap verder met abstract handling. Hierbij gaat het niet alleen om een tijdslot en een spreker, maar ook om uitgebreide wetenschappelijke samenvattingen (abstracts). Deze koppelingen zijn gedetailleerder: de abstracts worden automatisch gekoppeld aan de juiste onderdelen in het programma. Zelfs als deze data uit verschillende bronnen moet komen, brengen wij het samen in één overzichtelijke interface voor de gebruiker.

Een goed voorbeeld hiervan is onze samenwerking met het Leids Congres Bureau, waarbij een naadloze koppeling met Eventure ervoor zorgt dat wijzigingen in abstracts of sprekersgegevens automatisch worden doorgevoerd in de app, waardoor fouten en dubbel werk worden voorkomen.

Flexibiliteit behouden met de ‘Unlock’-functie

Techniek is prachtig, maar je wilt als organisator wel de controle houden. Daarom hebben we onlangs de mogelijkheid toegevoegd om specifieke velden binnen een koppeling te ‘ontgrendelen’. Stel dat je op de website een korte titel wilt, maar in de app extra uitleg nodig hebt? Dan kun je dat specifieke veld loskoppelen van de automaat en handmatig aanpassen in ons dashboard. Zo profiteer je van de snelheid van de koppeling, met de flexibiliteit van handwerk waar dat nodig is.

Altijd up-to-date, altijd controle

Of je nu kiest voor een simpele import of een complexe API-koppeling, het doel blijft hetzelfde: rust in je hoofd en een actuele app voor je bezoekers. Wij controleren de techniek achter de schermen, zodat jij je kunt focussen op de inhoud van het event. Samen zorgen we ervoor dat de data precies daar komt waar je bezoeker het nodig heeft.