Participants Database

Go back

Voeg exposanten contactpersonen toe (Advanced/Unlimited)

Via de deelnemersexcel kun je (al dan niet aanwezige) contactpersonen van sponsoren of exposanten toevoegen.

1. Neem de contactpersonen op in je deelnemersbestand met dezelfde gegevens, maar voeg een extra kolom toe.
Noem die bijvoorbeeld Sponsor. Vul de bedrijfsnaam in de die kolom achter de betreffende contactpersoon.
Wanneer je deelnemers importeert via externe registratie koppeling, zorg dan dat de deze gegevens hierin ook worden meegenomen.

Ga naar Participants -> Tab Import

2. Importeer de (complete) deelnemerslijst. Dit kun je doen door middel van een excel upload of via een automatische koppeling.

3. Ga nu naar Promotion

4. Is de lijst van sponsoren al gemaakt? Klik op een sponsor of klik op add exhibitor, wanneer je een nieuwe invoert, scroll naar beneden en vul in:

Participant filter column De naam van de kolom in je excelbestand of registratiedata
Participant filter query De naam van de exposant/sponsor zoals in je excel bestand of registratiedata

5. Klik op Save en herhaal voor de andere exposanten

Check je deelnemers excelbestand

Wij raden aan om voor het importeren van de deelnemers het excelbestand even goed na te kijken

  1. Bevat het document de volgende kolommen:
    – Voornaam
    – Tussenvoegsel
    – Achternaam
    – E-mailadres
  2. Zijn deze kolommen goed ingevuld
  3. Bevat het bestand optionele extra kolommen, bv:
    – bedrijf
    – functie
    – workshopkeuzes
  4. Wanneer workshopkeuze wordt geïmporteerd, zorg dan voor een kolom per workshopronde.
    voer per deelnemer de naam van de workshopkeuze in.
    Let op deze moet exact overeenkomen met de naam van de workshop in het programma, zodat het systeem ze kan matchen.
  5. Als je een geüpdate lijst upload (met nieuwe aan/afmeldingen, wijzigingen etc) zorg dan dat je de complete lijst upload en niet alleen de wijzigingen.

Importeer je deelnemers dmv excelbestand

Ga naar Participants -> Tab Import

Tab import

Check eerst of je excelbestand de volgende kolommen bevat:

Let op: er moet altijd een voor- en achternaam worden gegeven en om deelnemers via het dashboard uit te nodigen voor de eventapp moet een e-mailadres worden geüpload.

  • voornaam
  • achternaam
  • functie
  • bedrijf
  • uniek e-mailadres
  • optioneel extra profiel kolommen met content per deelnemer (Sector, Kwaliteiten waarmee ik anderen kan en wil helpen, Kennis waarmee ik anderen kan en wil helpen, Netwerken waarin ik actief ben, Ik ben bestuurslid van …)

Stap 1

1. Klik op Select file of sleep je document naar het betreffende veld:

Stap 2

2. Bij Identify header rows worden de kolomtitels vastgezet.

Kies in het dropdown menu ‘Header’ bij de rij die ingesteld moeten worden als titelbalk.

3. De rijen met deelnemer info kunnen blijven staan op ‘Data’.

4. De rijen die niet getoond hoeven worden als titel of data kunnen worden ingesteld op ‘Ignore’.

5. Klik op Next

Stap 3

6. Bij Select Columns wordt bepaald welke informatie getoond wordt in het profiel van de deelnemer. Aan de rechterzijde worden de kolommen zoals in het excelbestand zijn opgenomen, weergegeven.

Sleep de kolommen naar het betreffende veld aan de linkerkant. De kolommen die niet worden gebruikt kunnen blijven staan.

7. Extra kolommen maak je door te slepen naar +Add Column. Geef de nieuwe kolom een titel. Deze tekst komt later terug in het profiel van de deelnemers.
Herhaal dit voor extra kolommen.

Stap 4

8. Bepaal bij Set import options op welke wijze de data wordt verwerkt in het profiel van de deelnemers.

Staan er bijvoorbeeld waarden in het excelbestand die in de app anders genoemd worden, pas dit dan aan dmv Find/Replace. Vink deze optie aan, vul de originele en de uiteindelijke waarde in.

9. Indien geïmporteerd met de deelnemerslijst, kun je hier ook de workshop selectie vastleggen.

  • Zoek de kolom op waarin de workshop inschrijvingen zijn verwerkt ->
  • Klik op het pull down menu ->
  • Selecteer ‘Workshop/schedule selection’ ->
  • Controleer of de datum en tijd correct is ->
  • Indien nodig voer de Find/Replace optie uit (bijvoorbeeld wanneer je de workshops in je excel bestand hebt ingevoerd dmv cijfers ->
  • Check dan of je consequent hetzelfde ‘separated by symbol’ (bv komma of dubbele etc) gebruikt of selecteer bij deze optie ‘No separator’

10. Klik op Preview Import

Stap 5 Preview and finalize import

Het volgende veldje verschijnt

Klik op ‘View all participants’ wanneer je de geïmporteerde lijst wil nalopen.
Klopt alles? Klik dan op Import

Update de deelnemerslijst dmv excelbestand

Zijn er nieuwe deelnemers bijgekomen of afgevallen? Upload dan de aangepaste deelnemerslijst.

Icon Programme Ga naar Participants -> Tab Import

Tab import

Zorg dat je nieuwe deelnemerslijst de complete deelnemerslijst is, dus niet alleen de toevoegingen.
Om zeker te weten dat je het meest recent geüploade bestand upload, klik op het download achter het laatst geüploade bestand.
Vul aan en sla op op je computer.

  1. Upload het nieuwe excel bestand door het te slepen of klik op Select file
  2. Volg stap 2, 3 en 4. Wanneer er geen veranderingen zijn in de instellingen kun je hier op Next klikken
  3. Bij Stap 5 kun je de gewijzigde data op de juiste manier importeren
    Om te beginnen kies uit de volgende 2 opties:

    Add Participants Nieuwe deelnemers in het excel worden toegevoegd, gewijzigde deelnemers worden geüpdate, er zullen geen deelnemers worden verwijderd.
    Replace all data Nieuwe deelnemers zullen worden toegevoegd, gewijzigde deelnemers worden geüpdate en uit het excel verwijderde deelnemers worden gedelete.

 

Add participants

  • New registration entries hier vind je de deelnemers die nieuw zijn toegevoegd aan de deelnemerslijst.

a. Klik op om de gewijzigde deelnemers in te zien.
b. Geef aan per deelnemer (of allemaal tegelijk) of de informatie inderdaad moet worden geüpdate Update of dat het ongewijzigd moet blijven Don’t Update

  • Replaced entries Dit zijn alle deelnemers die al op je lijst stonden, gewijzigd of ongewijzigd.

a. Klik op View all … participants wanneer je alle deelnemers wil controleren.
b. Geef aan per deelnemer (of allemaal tegelijk Replace all…) of de data inderdaad vervangen kan worden. Onveranderde excel data, zal hetzelfde blijven. Gewijzigde data zal gewijzigd worden.

Let op: Als er e-mail adressen gewijzigd zijn, zullen deze deelnemers als nieuwe deelnemer worden beschouwd wanneer de deelnemers geen unieke id in het excel hebben. In-actieve deelnemers zullen dan een nieuwe code toegestuurd krijgen (tijdens het invite proces: Zie artikel Nodig je deelnemers uit voor meer informatie). Actieve deelnemers kunnen indien nodig via Match up duplicates (Participants -> Tab Participants) weer goed gekoppeld worden.

Replace all data

Zie hierboven voor de opties New registration entries en Replaced entries

  • Deleted, that already have a matching active user dit zijn de deelnemers die verwijderd zijn uit de deelnemerslijst maar al wel geregistreerde gebruikers van de app zijn.

a. Klik op om te bekijken om welke deelnemers het gaat.
b. Geef per deelnemer (of allemaal tegelijk) aan of de informatie behouden moet worden of dat de informatie inderdaad verwijderd kan worden:
Delete registration data wanneer de deelnemer actief moet blijven in de app, maar geïmporteerde gegevens verwijderd moeten worden.
Disconnect user wanneer de deelnemer uit de app verwijderd moet worden

 

  • Inactive entries deleted dit zijn de deelnemers die verwijderd zijn uit de deelnemerslijst en zich ook nog niet geregistreerd hadden voor de app.

a. Klik op om te bekijken om welke deelnemers het gaat.
b. Geef per deelnemer (of allemaal tegelijk) aan of de informatie behouden moet worden of dat de informatie inderdaad verwijderd kan worden.

11. Klik op Import

 

Extra profiel informatie via deelnemerslijst

  1. Check of de excel de benodigde kolommen bevat:
    voornaam, achternaam, uniek emailadres en
    optioneel: functie, bedrijf, extra profiel kolommen met content per deelnemer (Sector, Kwaliteiten “waarmee ik anderen kan en wil helpen”, “Netwerken waarin ik actief ben”, “Ik ben bestuurslid van …” etc)
  2. Ga naar Participants -> Tab Import
    Tab import
    Upload de betreffende excel in Stap 1 Upload new participant list. Sleep je document vanuit je verkenner naar het vak, of klik op Select file en zoek het document op.
  3. Bekijk in Stap 2 Identify header rows de data. Kies in de dropdown ‘header’ indien de rij kolomtitels bevat. Kies ‘Ignore’ wanneer het een rij betreft zonder data  of die niet meegenomen hoeft te worden.
  4. Alle excel kolommen worden in Stap 3 Select columns aan de rechter zijde weergegeven. Sleep de juiste kolommen naar het betreffende veld aan de linkerkant. De kolommen die niet worden gebruikt kunnen blijven staan. Eventueel kan de tekst per veld aan de linkerkant worden aangepast.
    Deze tekst komt later terug in het profiel van de deelnemers.
    Sleep de optionele kolommen naar het veld Add column
  1. Bepaal in Stap 4 Set import options op welke wijze de data wordt verwerkt in het profiel van de deelnemers. Om de data terug te laten komen op het profiel van de deelnemer, selecteer je in het pull down menu bij de betreffende data de optie ‘Category’
    Bijvoorbeeld: Er is een filter optie gekozen (category) zodat deelnemers via het filter elkaar op regio kunnen zoeken. Indien er een deelnemer in meerdere regio’s werkzaam is kun je dat in de cel bij de persoon opnemen (Utrecht, IJsselstein). Check dan of je consequent het juiste ‘Separated by symbool’ gebruikt.
  2. Kies Preview Import
  3. Klopt de import, klik dan op Import
  4. Indien er op een later moment een update van de lijst moet plaatsvinden dan moet de totale lijst inclusief de wijzigingen opnieuw worden geïmporteerd. Het systeem onthoudt op welke positie de informatie moet worden weggeschreven.

Een deelnemer verwijderen

Een deelnemer verwijderen kan op verschillende manieren.

A) Handmatig via de deelnemerslijst in het dashboard (zowel individual invites als excel geïmporteerde deelnemers)

B) Via de excel upload (wanneer je meerdere deelnemers tegelijk verwijdert)
Let op Individual invites kun je via deze niet weg verwijderen, ze zijn immers niet geïmporteerd via excel.

A)

Ga naar Participants -> Tab List

1. Zoek de betreffende persoon op in de lijst. Gebruik eventueel de zoekfunctie rechts boven de lijst

2. Wanneer de persoon nog niet actief is in de app herken je dit aan oranje balkjes achter de naam Klik op het pull down menu aan het einde van de regel en klik op ‘Delete’.

Als de deelnemer al een uitnodiging met code had ontvangen , dan zal de code niet meer bruikbaar zijn.
Wanneer de persoon actief is (dit herken je aan de groene balk ) klik je in het pull down menu aan het einde van de regel op ‘Disconnect’

3. Klik op Confirm

B)

Ga naar Participants -> Import
Tab import

1. Zorg dat je de meeste recente excel gebruikt. Verwijder de entries (deelnemers) die ook uit de app verwijderd moeten worden. Sla het bestand op op je computer.

2. Klik op Select file of sleep het betreffende bestand naar het vlak

3. Volg de stappen voor het uploaden

4. In stap 5 zal de verwijdering uitgelicht worden.

Als de informatie klopt klik op Import
Klopt het niet, vink dan de optie Keep all existing data aan en klik op Import

Dubbele deelnemers verwijderen

Het kan gebeuren dat een deelnemer 2 keer in de dashboard deelnemerslijst staat.
Bijvoorbeeld wanneer de deelnemer met een ander e-mailadres een account aanmaakt, dan het mailadres waarop hij de uitnodiging heeft ontvangen.
Of wanneer de deelnemer op 2 verschillende devices een nieuw account heeft opgericht.

Er zijn 2 manieren om dubbelingen te verwijderen:

A) via Match up duplicates (Aangeraden)

B) via de dashboard participant list

Match up Duplicates

Ga naar Invitation > Tab Match up duplicates

1. Zoek de betreffende naam en klik op het pull down menu erachter

3. Selecteer de juiste naam (dit zullen de naam en mailadres zijn zoals staan vermeld op de deelnemers import)

4. Klik daarna op onderaan de pagina

5. Je vindt nu één actieve deelnemer terug

Participant list

Ga naar Participants -> Tab List

1. Zoek de dubbeling op de de deelnemerslijst

2. Wanneer één van de dubbele entries op active staat en één op inactive, bepaal of het actieve account ook daadwerkelijk het account is dat behouden moeten worden. Is het actieve account hetzelfde als de geïmporteerde data.

3. Wanneer het actieve account het juiste is klik dan op het pull down menu achter het te verwijderen account

4. Er verschijnt nu een pop up met waarschuwing. Klik op Confirm als je de deelnemer echt verwijderd kan worden.

Let op wanneer er een invite is verzonden naar het verwijderde inactieve e-mailadres, zal de eventcode die hierin is opgenomen niet meer bruikbaar zijn.

 

 

Definieer deelnemer filters/categorieën dmv profielvragen

Ga naar Participants -> Tab Profile fields

Bij Profile fields kunnen extra profielvragen aan de deelnemers worden opgesteld. Hiermee kunnen zij hun profiel verrijken met meer informatie. Deelnemers kunnen elkaar zoeken en vinden op basis van bijvoorbeeld interessegebieden, om zo optimaal kennis te kunnen delen met de juiste personen.

  1. Klik op
    Button label: Geef het onderdeel profielvragen een naam, zoals deze zichtbaar moet zijn in de app.
    Introduction Text: Stel hierin een kort berichtje op, waarin bijvoorbeeld wordt uitgelegd dat er vragen worden gesteld en waarom. Vul je hier niets in in dan zal de deelnemer direct na inloggen op de app de vragen zien (al dan niet na een welkomsttekst).
    Confirmation Text: Stel hierin een kort berichtje dat de deelnemer te zien krijgt na het invullen van de vragen, bijvoorbeeld een bedankje.
    Header Image:  Indien gewenst, upload hier een plaatje dat zal verschijnen bovenaan het veld met de vragen.
    Button Visibility:
    ‘Auto, when at least one question unanswered’ betekent dat het linkje naar de profielvragen zichtbaar zal blijven zolang niet alle vragen beantwoord zijn‘Always visible’ betekent dat de link altijd getoond wordt in de app‘Never visible’ betekent dat de vragen niet zichtbaar zijn en niet beantwoord kunnen worden.
  2. Klik op Save
  3. Klik op het pull down menu Add Question en selecteer de gewenste vraagvorm:
    a. Multiple choice Meerkeuze vraag
    b. Number Deelnemers kunnen deze vraag beantwoorden met een cijfer
    c. Text Open tekst vraag
    d. Rating Rating vraag
    e. Phonenumber
    f. Email address
    g. Website URL
  4. Vul de velden naar wens in.
  5. Klik op Save

Maak categorieën/ discussiegroepen aan (Unlimited pakket)

Er is ook de mogelijkheid categorieën tbv discussiegroepen aan te maken. Deelnemers kunnen hun oproep dan plaatsen onder een specifieke categorie, bijvoorbeeld een onderwerp  of thema.

Ga naar Networking -> Tab Quests


Categorie Settings

Klik op Configure categories
Question Category Label niet van toepassing
Question Categories Subscription Header
(A) de titel in die je wilt geven aan de discussie groepen, bijvoorbeeld ‘Onderwerpen’.
Question Categories Introduction (B) geef een korte instructie van de bedoeling van deze discussiegroepen.

Add category

Vul de velden naar wens in

Visibility

3. Wanneer je ‘Only to subscribers’ selecteert verschijnt de volgende optie

Subscription policy Maak hier een keuze tussen ‘Everyone can subscribe’, iedereen kan deze categorie toevoegen aan zijn of haar oproepen scherm (zie punt 3) of ‘Admin will assign subscriber’, de organisator wijst categorieën toe aan deelnemers (zie punt 4).

4. Aan de linkerkant vind je alle categorieën die aangemaakt zijn. Bij kun je zien wie via het dashboard door de beheerder zijn toegevoegd.

In het volgende veld klik op

om een of meer deelnemers toe te voegen. Door het intypen van de achternaam zal er een keuzemenu verschijnen waaruit de betreffende deelnemer geselecteerd kan worden.

5. Wanneer je bij stap 2 gekozen hebt voor ‘Target group’ moet je nu gaan instellen welke target group.

6. Klik op Program Selection als de target group bestaat uit deelnemers van één of meer bepaalde programma sessies. Selecteer in het volgende veld de betreffende sessie. Klik op ‘+ extend group’ om nog een sessie toe te voegen.

7. Klik op User Profile als de target group bestaat uit deelnemers met specifieke profielinformatie (van toepassing als het profiel van de deelnemer is uitgebreid met extra profielvragen. Kies het betreffende profiel item, selecteer daarna uit het pulldown menu één van de volgende opties ‘Contains’ (bevat), ‘Is equal to’ (is gelijk aan), ‘Is none’ (bevat niet). Klik met je cursor in het laatste veldje. Nu verschijnen de antwoorden die de deelnemers hebben kunnen geven op de profiel vragen. Selecteer de gewenste onderdelen.

8. Wil je naast profielinfo ook nog deelnemers van een specifieke programma sessie toevoegen, klik dan op ‘Add condition’.

Plan en verzend nieuwsberichten

Om deelnemers op de hoogte te houden van ontwikkelingen rondom het event bestaat er de mogelijkheid nieuws- en pushberichten op te stellen. Deze kunnen van te voren worden opgesteld, maar ook real tijdens het event, wanneer het nodig is.

Ga naar Participants -> Tab Push News

1. Klik op om nieuws bericht voor alle eventapp gebruikers op te stellen.

(Post Targeted Message is onderdeel van PRO pakket)

2. Vul in naar wens

Titel wat is de titel van het bericht

Show as news Als het bericht zichtbaar moet blijven onder de knop News in de app selecteer dan de optie ‘Yes’. Wanneer er alleen een pushbericht uit hoeft, dat niet bewaard hoeft te worden na lezen selecteer dan ‘No (will only show up as notification without detail text)’. Bij het selecteren van de laatste optie zal het veld Description verdwijnen.

Description Stel hier het complete nieuwsbericht of melding op.

Publication date Stel de datum en tijd in waarop het bericht zichtbaar mag zijn. Let op standaard zal deze zijn ingesteld op het moment van invoeren.

Actions

Read more Url Vul een webadres in, indien van toepassing.

Button to open screen Indien van toepassing selecteer naar welk app onderdelen doorgelinkt moeten worden vanuit het nieuwsbericht:

Participants Selecteer deze optie wanneer het nieuwsbericht gaat over de deelnemers

Quests Selecteer deze optie wanneer het nieuwsbericht gaat over een oproep die geplaatst is over het onderdeel Oproepen in het algemeen

Program Selecteer deze optie wanneer het nieuwsbericht gaat over het programma, bijvoorbeeld een wijziging

Enrich Profile Selecteer deze optie als het bericht gaat over de profiel vragen die gesteld zijn

Poll Selecteer deze optie wanneer je deelnemers wilt laten weten en aansporen tot het beantwoorden van poll vragen.

Questionnaire Wanneer je hier een evaluatieformulier of andere vragenlijst hebt opgesteld, selecteer deze optie wanneer je hier naar wil linken

Custom enrich Selecteer deze optie wanneer er een custom vragenlijst is aangemaakt ter verrijking van het profiel (Profile Fields).

Let op Sommige van bovengenoemde opties zijn alleen te selecteren wanneer de betreffende feature ook daadwerkelijk wordt gebruikt.

Push

Send push notification Vul in ‘Yes, at publication date/time’ wanneer deelnemers middels een pushbericht op de hoogte gebracht moeten worden van het gepubliceerde nieuwsitem.

3. Klik op Save

In de lijst van newsitems kun je zien welke berichten geagendeerd zijn en welke verstuurd

Om een nieuwsbericht te verwijderen klik op Delete.

Om een nieuwsbericht te kopiëren klik op Copy. Let er op dat je de gekopieerde newsitems aanpast (juiste publicatietijd, titel, button to open screen etc) indien dit nodig is.

Plan en verzend targeted berichten (Unlimited)

Berichten sturen naar specifieke doelgroepen/deelnemers doe je via targeted messaging.

Ga naar Participants -> tab Push News

1. Klik op Post targeted message

2. Geef aan waar je op wil targeten:
* Deelnemers van een specifiek programma onderdeel
Let op dit kun je alleen targeten wanneer deelnemers zich in-app kunnen inschrijven voor programma items, of wanneer workshop keuze is geïmporteerd via excel upload of koppeling extern registratie systeem
* Deelnemer profielinformatie
* Targeten kan ook op beide onderdelen

Targeten op Programme Selection

Selecteer in het pull down menu het programma item waarvan je de deelnemers wil berichten

Voeg indien van toepassing extra doelgroepen toe

Targeten op User Profile

Selecteer in het veld de profielinformatie waar je op wil targeten

Selecteer in het pull down de profielinformatie waar je op wil targeten

Voeg indien van toepassing extra doelgroepen toe

Programme Selection en User profile

Klik op Programme Selection (of andersom eerst op User profile).
Om daarna het andere target onderdeel in te stellen klik op Add condition en kies dan weer voor Programme selection of User Profile en volg dezelfde stappen

4. Om te controleren of de juiste mensen het bericht zullen ontvangen, klik op Preview recipient list

5. Vul daarna het nieuwsbericht in. Vergeet niet Send push notification op Yes te zetten en het tijdstip van publiceren te controleren.

6. Klik op Save

 

Bouw je event app demo binnen 15 minuten en probeer het uit met je team.

Registreer

Bouw

Probeer

Probeer het 100% vrijblijvend.