Road map - Get started

Go back

Een pad kiezen in Road map

Wanneer je een nieuw trial event opstart wordt er gevraagd welke weg je wil volgen

De Shortcut

Short cut

De shortcut is een korte weg. Deze duurt ongeveer 15 minuten om te doorlopen. Je volgt deze wanneer je de essentiële features van de app in korte tijd wil neerzetten. Je kunt dit doen omdat je bijvoorbeeld aan je opdrachtgever de mogelijkheden wil laten zien. Of omdat je zelf het dashboard snel wil leren kennen.

De Middle Road

Heb je wat meer tijd om handen en wil je je het dashboard eigen maken, neem dan de Middle Road. Deze weg doorloop je in ongeveer een uur. Je wordt dan langs een uitgebreider pakket van onderdelen geleid. Samen met je collega’s kun je onderdelen uitproberen.

Middle Road

De Full Journey

Ben je overtuigd en wil je er helemaal voor gaan? Kies voor de Full Journey. Je leert alle ins en outs van het dashboard en de app kennen. Aan het einde van de weg staat je complete app klaar.

Full Journey

Op weg

Al naar gelang de weg die je hebt gekozen zal er een overview van stappen te zien op de Road map pagina. Op deze manier heb je een richting aanwijzer die je kunt volgen om je langs verschillende features ie de app te bieden heeft te leiden. Wanneer je een onderdeel hebt ingericht kun je dit in het overview terugzien.

Je kunt ten alle tijden terwijl je een trial even aan het inrichten bent een andere weg inslaan. Wanneer je bijvoorbeeld begint met een kleine opstart door middel van de short cut, kun je na het volgen van die weg altijd verder de Middle Road of Full Journey.

 

Roadmap Event Set-up

Welkom in het nieuwe dashboard!

De menustructuur van het dashboard bestaat uit een logische clustering van onderdelen, die passen in de tijdlijn of onderwerp waar je je bevindt.

Bij Roadmap vind je een overzicht van stappen die je kunt doorlopen om de app zo efficiënt mogelijk te vullen en optimaal in te zetten op je event.
Bij ieder stap in het proces krijg je ook een tip voorgelegd. Die kun je opvolgen of bewaren voor een later moment.

Bepaal je route:

  • Kies de Shortcut als je even snel iets in elkaar wil zetten, bijvoorbeeld om te kunnen laten zien aan je opdrachtgever.
    Short cut
  • Kies voor de Middle Road als je een goed overzicht wil krijgen van alle mogelijkheden.
    Middle Road
  • Wil je alles al helemaal klaar zetten kies dan voor de Full Journey.
    Full Journey

Al naar gelang je keuze kun je aangegeven stappen hieronder volgen of je volgt je eigen weg op je eigen tempo.

Wanneer je een stap hebt uitgevoerd, zal er een vinkje voor verschijnen
Zo kun je altijd even terug om te kijken of er nog een onderdeel is dat je kunt inrichten.
We zetten de meest uitgebreide stappen (Full Journey) uit een:

Get Organised
Get everything in place

Invite co-workers to build your app
Bepaal wat voor soort hulp je nodig hebt en verwacht van collega’s. Stel een team samen om samen te werken aan de app en deel de workload.

Check and upgrade your products
Je hoeft niet meteen te bestellen. Maar wanneer je wel bestelt, vind je hier een productoverzicht en kun je ten alle tijden upgraden naar een uitgebreider pakket.

Event content
Share your event story

Present this event in community agenda
Ga na wat de waarde van het event is voor de community en presenteer het in de community agenda.

Customise your style
Pas de layout van jouw event app, mbt kleurstelling, headers, en icon.

Preview the app on your device
Download en bekijk de app op je eigen device.

What is your event about?
Vul de essentiele gegevens van je event in. Hoe heet het, wanneer vindt het plaats, waar gaat het over? etc.

Share your social media channels
Deel je social mediakanalen voor exra event gerelateerde berichtgeving.

Build your exhibitor list and upload a floor plan
Voer een exhibitor/sponsor/partnerlijst in, inclusief logo’s, detailpagina, url (zie help artikel Hoe leg ik een sponsorlijst aan voor verdere instructie)

Present representatives in the exhibitor list (Pro)
Koppel sponsor representatives aan de exhibitorlijst voor efficiënte vindbaarheid en meer exposure.

Set up a logo caroussel (Advanced)
Leg een logo carrousel aan met de logo’s van je sponsors of partners.

Create exclusive banners, directories and listings (Advanced)
Maak knoppen en/of banners aan op het homescherm van de app. Deel op deze manier specifieke informatie met je deelnemers, of geef sponsors meer exposure.

Abstracts and faculty (Advanced)
Ontdek hoe je al je abstracts, posters en andere informatie upload in de app en koppelt aan de betreffende programma items.

Tag your listings to create an easy search engine (Advanced)
Zorg voor filter tags om het zoeken naar specifieke onderdelen te faciliteren

Programme book
Define the outlines of your programme

Choose programme items
Voer het programma van je event in.

Determine seating capacity
Voer het maximaal aantal zitplaatsen per sessie in.

Link speakers
Koppel de juiste sprekers aan programma items. Vul sprekers profielen naar wens aan.

Upload a clear map of the venue
Upload een plattegrond van de event locatie en/of een exhibitors plattegrond (zie help artikel Waar en hoe kan ik plattegronden plaatsen voor verdere instructie)

Determine meeting points
Vul meetingpoints in, om ontmoetingen tussen je deelnemers te faciliteren.

Participant database
Who will attend the event?

Import registrations
Importeer een deelnemers excellijst of gebruik automatische import in combinatie met een registratietool om deelnemers te importeren. (zie help artikelen bij Upload Participants voor meer informatie over alle opties). Upload de meest recente deelnemerslijst wanneer nodig.

Add extra profile fields
Stel de deelnemers vragen om hun profiel te verrijken, ze kunnen elkaar dan gerichter vinden dmv filters in de deelnemerslijst (zie help artikelen bij Upload Participants voor meer informatie over alle opties)

Set up push notifications
Zet nieuwsberichten en push notificaties klaar die al van tevoren bekend zijn. Verstuur nieuwsberichten in real time wanneer dat nodig is.

Set up networking features
Facilitate easy networking

Add and keep track of quests
Plaats de eerste oproep als gastheer om de drempel voor je gasten te verlagen. Hou de oproepen en reacties bij, stuur eventueel aan op reacties dmv push notificaties

Manage speed dates with guests and experts
Regel afspraken tussen deelnemers en experts of behoud overzicht van speeddate sessies, geplande speeddates en meetingpoints.

Facilitate real life meetings
Overzie gemaakte afspraken, initieer afspraken tussen deelnemers.

Launch your app
Get ready to go live

Write a welcome text
Schrijf een welkomst tekst, zichtbaar wanneer de deelnemers voor het eerst inlogt in de eventomgeving. Geef hierin aan wat de mogelijkheden zijn mbt gebruik van de app, waarom deze wordt ingezet en wat er van de app gebruiker wordt verwacht.

Create or customise an invitation email template
Zet e-mailtemplates klaar voor verschillende stadia van het onboardingproces. Zo stuur je straks gemakkelijk een grote groep deelnemers tegelijk dezelfde customised e-mail.

Determine if your want to issue a personal or shared code
Creëer een algemene eventcode. Gebruik een gedeelde code wanneer je deelnemers vanuit eigen mailing list (zonder upload in het dashboard) uitnodigt voor de app. Of verstrek de code op het event zelf aan deelnemers (zie help artikel Wat is een shared code voor meer informatie)

Send test invites to a small group
Voordat je live gaat test of show je de app aan collega’s, opdrachtgevers of een geselecteerde groep.

Invite your participants
Stuur deelnemers een uitnodiging en download instructie vanuit het dashboard, wanneer je een deelnemerslijst hebt geïmporteerd (zie helpartikelen Invite participants voor meer informatie)

Engage your participants
Interact with your audience

Set up in-app polls
Maak in-app polls aan om de stemming van je gasten te polsen. Of om snel meningen uit te vragen over een bepaald onderwerp. Bekijk de vele mogelijkheden van polls.

Create live voting sessions
Bied live voting sessies aan, ter bevordering van de interactie. Of om het kiezen van een award winnaar. Ontdek alle mogelijkheden die live voting sessies kunnen bieden.

Show them what’s happening
Toon op een groot scherm ter plaatse de interactie die op je event plaats vindt (Narrowcasting). Wie is de actiefste netwerker, welke connecties zijn er gelegd, twitter feed en nog vele andere mogelijkheden.

Arrange your evaluation form
Hoe hebben je gasten het event ervaren? Wat waren toppunten, wat zou je kunnen verbeteren volgend jaar? Welk onderwerpen vond men interessant, welke niet? Vraag het uit door middel van een evaluatie formulier.

Check your results
Inspect and secure your event data

Check out event reports
Kijk eens naar de interacties die hplaatsvinden op je event. Download reports voor je administratie of om te presenteren aan de opdrachtgever.

Who is your most engaging participant
Bekijk de top meest actieve netwerkers in dit overzicht met app activiteiten per gebruiker.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

De Shortcut – De sluiproute

Wanneer je in trial modus de Shortcut hebt opgestart, zullen tips en suggesties hierop worden ingesteld.

De Shortcut is een korte weg, die je in 15 minuten langs alle basis onderdelen van de app leidt.

Tips

Bovenaan in je dashboard vind je tips, de meest toepasselijke zal als eerste te zien zijn. De tips wisselen al naar gelang de acties worden uitgevoerd.
Je kunt ook zelf door de tips scrollen dmv de pijltjes en kijken welke stap je als eerste wil uitvoeren.

Wanneer je klikt op Activate your trial code verschijnt de pop-up met download instructie en code van je event.
Voltooi deze stappen en de tip zal overgaan in een nieuwe. Zo kun je gemakkelijk een aantal stappen uitvoeren om een opzet van je event te creëren.

De weg

Onder de tips zie je op welke weg je je bevindt. Je kunt hier ook voor een andere weg kiezen.

Stappen

Hier vind je een overzicht van alle te volgen stappen in de Shortcut

Stappen die uitgevoerd zijn zullen groen kleuren en aangevinkt zijn.
Grijs gekleurde stappen voorzien van een plusje moeten nog uitgevoerd worden.

Klik op één van deze stappen, bij voorkeur de eerstvolgende. Bijvoorbeeld What is your event about? (Waar gaat je event over?)
Je wordt nu doorgelinkt naar het onderdeel Event Content
-> Tab Info

Zo zul je voor al deze stappen doorgelinkt worden naar het betreffende menu onderdeel.

Vervolg Roadmap

Zo kun je alle stappen in de shortcut doorlopen. Wil je meer dan kun je kiezen voor de Middle Road of je volgt de menu items aan de linker kant naar eigen inzicht en tempo.
Ben je overtuigd klik dan op Order now rechts boven en plaats je bestelling.
Om weer terug te keren naar de Roadmap overview pagina klik op het icon Your Roadmap links boven in het menu:

 

De Middle Road – De middenweg

Wanneer je in trial modus de Middel Road hebt opgestart, zullen tips en suggesties hierop worden ingesteld.

De Middle Road is een langere route langs meer strategische onderdelen van de app, die je kunt gaan inzetten om bepaalde doelen van je event te behalen.  Om deze onderdelen op te zetten duurt ongeveer een uur.

Tips

Bovenaan in je dashboard vind je tips, de meest toepasselijke zal als eerste te zien zijn. De tips wisselen al naar gelang de acties worden uitgevoerd.
Je kunt ook zelf door de tips scrollen dmv de pijltjes en kijken welke stap je als eerste wil uitvoeren.

Wanneer je bijvoorbeeld klikt op Add twitter hastag klikt wordt je doorgelinkt naar Event content -> tab Info


Voer de twitter hashtag van je event in en de tip zal overgaan in een nieuwe. Zo kun je gemakkelijk een aantal stappen uitvoeren om een opzet van je event te creëren.

De weg

Onder de tips zie je op welke weg je je bevindt. Je kunt hier ook voor een andere weg kiezen.

Stappen

Hier vind je een overzicht van alle te volgen stappen in de Middle Road

Stappen die uitgevoerd zijn zullen groen kleuren en aangevinkt zijn.
Grijs gekleurde stappen voorzien van een plusje moeten nog uitgevoerd worden.

Klik op één van deze stappen, bij voorkeur de eerstvolgende. Bijvoorbeeld What is your event about? (Waar gaat je event over?)
Je wordt nu doorgelinkt naar het onderdeel Event Content
-> Tab Info

Zo zul je voor al deze stappen doorgelinkt worden naar het betreffende menu onderdeel.

Vervolg Roadmap

Zo kun je alle stappen in de Middle Road doorlopen. Wil je meer dan kun je kiezen voor de Full Journey of je volgt de menu items aan de linker kant naar eigen inzicht en tempo.
Ben je overtuigd klik dan op Order now rechts boven en plaats je bestelling.
Om weer terug te keren naar de Roadmap overview pagina klik op het icon Your Roadmap links boven in het menu:

 

De Full Journey – De hele reis

De Full Journey is de meest uitgebreide tocht, die je langs alle onderdelen van de app leidt. Je kunt via deze weg in trial modus een complete app neerzetten, niet alleen met basis informatie, maar ook de strategische onderdelen en netwerk functionaliteiten.

Wanneer je in trial modus de Full Journey hebt opgestart, zullen tips en suggesties hierop worden ingesteld.

Tips

Bovenaan in je dashboard vind je tips, de meest toepasselijke zal als eerste te zien zijn. De tips wisselen al naar gelang de acties worden uitgevoerd.
Je kunt ook zelf door de tips scrollen dmv de pijltjes en kijken welke stap je als eerste wil uitvoeren.

Wanneer je klikt op b.v. Dynamic Floorplan word je doorgelinkt naar Event content -> Exhibitors

Voltooi deze stap met het opzetten van een Floorplan en de tip zal overgaan in een nieuwe. Zo kun je gemakkelijk een aantal stappen uitvoeren om een opzet van je event te creëren.

De weg

Onder de tips zie je op welke weg je je bevindt. Je kunt hier ook voor een andere weg kiezen.

Stappen

Hier vind je een overzicht van alle te volgen stappen in de Full Journey

Stappen die uitgevoerd zijn zullen groen kleuren en aangevinkt zijn.
Grijs gekleurde stappen voorzien van een plusje moeten nog uitgevoerd worden.

Klik op één van deze stappen, bij voorkeur de eerstvolgende. Bijvoorbeeld What is your event about? (Waar gaat je event over?)
Je wordt nu doorgelinkt naar het onderdeel Event Content
-> Tab Info

Zo zul je voor al deze stappen doorgelinkt worden naar het betreffende menu onderdeel.

Vervolg Roadmap

Zo kun je alle stappen in de Full Journey doorlopen. Wil je weer terug naar een kortere dan kun je kiezen voor bijvoorbeeld de Middle Road of je volgt de menu items aan de linker kant naar eigen inzicht en tempo.
Ben je overtuigd klik dan op Order now rechts boven en plaats je bestelling.
Om weer terug te keren naar de Roadmap overview pagina klik op het icon Your Roadmap links boven in het menu:

 

Nieuw Dashboard – waar vind je wat?

Op 10 april 2020 is ons nieuwe dashboard gelanceerd. De menustructuur is aangepast naar een logischer navigeerbare structuur.

Wat is er in grote lijnen veranderd?

  • Er is een logische clustering aangebracht van de verschillende onderdelen. Zo past het beter in de tijdlijn of het onderwerp.
  • Bij de opzet van het event kun je een route bepalen. Kies de Shortcut als je snel even iets wil opzetten om aan je opdrachtgever te laten zien. Wil je alles al klaarzetten? Dan volg je de Full Journey.
  • Bij iedere stap in het proces krijg je een tip voorgelegd. Die kun je opvolgen of bewaren ter inspiratie voor een volgend moment.

Waar is wat?

In het nieuwe dashboard design zul je een aantal features terugvinden op een andere plek dan je gewend was. We zetten de grootste verschillen op een rijtje:

Door te klikken op het icoon in je linkerbovenhoek ga je terug naar het complete overview, van alle events en/of communities waar je beheerder van bent.
Hier kun je ook een nieuw event opstarten door te klikken op Add event.

Your Roadmap

Your Roadmap geeft de nieuwe dashboard structuur weer. Je vindt hier tips en een overzicht van stappen die je kunt nemen. Wanneer je in trial modus zit, kies je hier voor de weg die je wil volgen.

 Get Organised

Get Organised is een nieuw menu item. Je vind hier nu de organisatorische onderdelen van jouw event app:

  • Teamroles: Hier nodig je collega’s uit om met je mee te kijken of werken in het opzetten van de app.
  • My products: Het overzicht van je order vind je hier. Wil je een pakket upgrade? Ook dat kun je hier regelen.
  • Advanced: Dit zijn instellingen die standaard zijn ingesteld en die niet hoeven te worden aangepast voor de normale werking van de app. Dat kan natuurlijk wel, wanneer dat nodig zou zijn

 Event Content

Event Content bevat een aantal dezelfde items als General in het oude dashboard (zoals Eventinfo). Maar je vindt hier nu ook een aantal andere items terug zoals:

  • Exhibitors: Een exposanten/sponsors/partners lijst stel je hier in. Ook het Dynamic Floor plan richt je via deze weg in.
  • Promotion: Extra publiciteit voor exposanten/sponsors/partners, zoals logo carrousel, banners etc zet je op bij het onderdeel Promotion.
  • Custom Content: Het delen van additionele informatie, denk aan b.v. pdf presentaties, regel je hier.
  • Tags: De filtercategorieën waarmee jouw deelnemers gemakkelijk programma items en andere content kunnen vinden maak je aan bij Tags

Programme

Stel je programmaboek samen, inclusief sessies, sprekers, tags, inhoud, plattegrond, ontmoetingsplaatsen
Wat is er nieuw in dit menu item?

  • Tags: De filtercategorieën waarmee jouw deelnemers gemakkelijk programma items en andere content kunnen vinden maak je aan bij Tags
  • Maps: Het uploaden van plattegronden regel je nu via Programme.
  • Meetingpoints: Voeg meeting points toe. Hiermee geef je je deelnemers de mogelijkheid gemakkelijk een plek te vinden om elkaar te treffen.

 Participants

Een overzicht van deelnemers bestond ook al in het oude dashboard. Dit onderdeel ging hand in hand met het uitnodigingsproces. We hebben deze 2 onderdelen uit elkaar gehaald.
Bij Participants vind je nu alles wat deelnemers te maken heeft, zoals deelnemerslijst, import en profielvragen. Maar ook:

  • Push news: Nieuws item en push berichten stel je hier op. Dit onderdeel bevindt zich nu bij Participants omdat dit direct te maken heeft met het al dan niet doelgroep gericht op de hoogte houden van je deelnemers.

Invitation

Voor het onderdeel “Het lanceren van de app” hebben we een geheel nieuw menu item opgezet. Je vindt hier alles wat te maken heeft met het klaarzetten van een warm welkom en uitnodigen van je deelnemers.

  • Prepare: Dit is een compleet nieuw onderdeel om je goed voor te bereiden op het lanceren van de app.
    Je stelt hier het welkomst woord op. Dit is de boodschap die men eenmalig te zien krijgt, wanneer men voor het eerst het event in de app opent.
    Ook de codes om toegang te krijgen tot het event worden hier ingesteld.
    Creëer e-mail templates om tijdens het onboadingsproces gemakkelijk met één druk op de knop te verzenden.
    Nodig een test groep uit om te kijken of alles naar wens werkt en toont.
  • Send invites: Doorloop het uitnodigings proces hier
  • Match up duplicates: Los dubbelingen in de deelnemerslijst op. Wanneer het systeem niet in staat is om een gebruiker die toegang heeft gehad tot de event app te matchen met een geïmporteerde deelnemer.
  • Email log:  Hier vind je alle verzonden e-mails gerelateerd aan jouw event app.

Networking

Ook dit is een nieuw onderdeel in het dashboard. Bij dit menu onderdeel richt je alle features in die te maken hebben met het netwerk doel van de app. Deze onderdelen bestonden natuurlijk al, maar zijn nu samen onder de noemer Networking ondergebracht.

  • Quests: De feature Oproepen, of het forum. Een overzicht van alle geplaatste oproepen vind je hier. Tevens kun je hier als beheerder/organiser/host een oproep plaatsen.
  • Speeddate with experts: Dit is het onderdeel speeddate dat behoort tot programma sessies. Wanneer je klikt op +Add speeddate session word je doorgelinkt naar het onderdeel programma. Wanneer je een speeddate sessie opzet, zul je deze ook altijd terugvinden in je complete programma overzicht. Bij Networking  kun je terecht voor een compleet overzicht van alleen speeddate sessies en de bijbehorende afspraken die hier gemaakt zijn. Ook beheer je hier afspraken tussen experts en deelnemers en de meetingpoints.
  • Meetings: Wie heeft afgesproken met wie? Het staat hier in een overzicht. Ook kun je als organiser hier afspraken initiëren tussen deelnemers.

Engage

Nogmaals een nieuw onderdeel. Het betrekken en betrokken houden van deelnemers is een uitdaging. Daarom hebben wij de features die dit ondersteunen gegroepeerd.

  • Poll: Leer je deelnemers kennen door middel van interactieve polls
  • Live Voting: Gebruiksvriendelijke interactieve live voting sessies, houd je deelnemers bij de les!
  • Live event feed: Laat live zien op een groot scherm wat er speelt op je event. Neem contact op voor meer info en het inrichting van de Live event feed
  • Questionnaire: Evaluatie formulieren stel je hier op.

 

Bouw je event app demo binnen 15 minuten en probeer het uit met je team.

Registreer

Bouw

Probeer

Probeer het 100% vrijblijvend.