Launch your event app

Go back

Hoe kan ik mijn collega’s mee laten kijken in de trial versie voor livegang?

Voordat je live gaat met het event of de community naar alle deelnemers kun je mensen mee laten kijken.
Bijvoorbeeld collega’s, een test groep of opdrachtgevers.

Personen individueel uitnodigen om mee te kijken in de app kan via 2 wegen:

Via Send Invites

Ga naar Invitation -> tab Send Invites

  1. Kies ‘Individual’ bij Stap 1 Send Invites
  2. Vul de gevraagde informatie
  3. Ga naar Stap 3 Customize Message
  4. Vul het juiste reply email adres in mocht dit niet het juiste adres zijn
  5. Doorloop de concept tekst en wijzig deze naar wens.
    Let op De inhoud tussen de accolades {{tekst}} wordt automatisch gevuld
  6. Vink aan Save changes to template om de email op te slaan voor hergebruik.

Klik op Create Invite. De betreffende persoon krijgt nu een mail met een downloadinstructie en code waarmee ze toegang krijgen tot de Community of Event omgeving binnen Netwerkapp.

Via Prepare

Ga naar Invitation -> Tab Prepare

1. Scroll naar beneden

2. Klik op Invite users
3. Vul de gegevens in van de user die je wil uitnodigen
4. Vul het juiste reply email adres in mocht dit niet het juiste adres zijn
5. Doorloop de concept tekst en wijzig deze naar wens. Of laad een e-mail template in die je eerder voor deze gelegenheid hebt aangemaakt.

Had je voor deze gelegenheid nog geen template aangemaakt, maar wil je deze mail voor later gebruik bewaren? Vink het tekstvak aan Save changes to template en sla de email op voor hergebruik.
7. Klik op Create Invite.

De betreffende persoon krijgt nu een mail met een downloadinstructie waarmee hij/zij toegang krijgt tot de event of community app.

 

Dubbele deelnemers verwijderen

Het kan gebeuren dat een deelnemer 2 keer in de dashboard deelnemerslijst staat.
Bijvoorbeeld wanneer de deelnemer met een ander e-mailadres een account aanmaakt, dan het mailadres waarop hij de uitnodiging heeft ontvangen.
Of wanneer de deelnemer op 2 verschillende devices een nieuw account heeft opgericht.

Er zijn 2 manieren om dubbelingen te verwijderen:

A) via Match up duplicates (Aangeraden)

B) via de dashboard participant list

Match up Duplicates

Ga naar Invitation > Tab Match up duplicates

1. Zoek de betreffende naam en klik op het pull down menu erachter

3. Selecteer de juiste naam (dit zullen de naam en mailadres zijn zoals staan vermeld op de deelnemers import)

4. Klik daarna op onderaan de pagina

5. Je vindt nu één actieve deelnemer terug

Participant list

Ga naar Participants -> Tab List

1. Zoek de dubbeling op de de deelnemerslijst

2. Wanneer één van de dubbele entries op active staat en één op inactive, bepaal of het actieve account ook daadwerkelijk het account is dat behouden moeten worden. Is het actieve account hetzelfde als de geïmporteerde data.

3. Wanneer het actieve account het juiste is klik dan op het pull down menu achter het te verwijderen account

4. Er verschijnt nu een pop up met waarschuwing. Klik op Confirm als je de deelnemer echt verwijderd kan worden.

Let op wanneer er een invite is verzonden naar het verwijderde inactieve e-mailadres, zal de eventcode die hierin is opgenomen niet meer bruikbaar zijn.

 

 

Geef je deelnemers een warm welkom (Tips!)

Het doel van Networkapp is deelnemers een warm welkom bezorgen.

Vaak gaat een deelnemer met bepaalde vragen naar een event, en komt met dezelfde vragen onbeantwoord weer thuis. De networkapp biedt deelnemers een platform waar zij gemakkelijk hun vragen kunnen en expertise kunnen delen, nieuwe contacten op kunnen doen en het maximale uit het event halen.

Dit kun je als organisator op verschillende manier voor aanvang van het event(!) faciliteren:

1. Plaats alvast een oproep, of laat de host van het even een oproep plaatsen. Hierin kun je aangeven wat men bij de oproepen kan en mensen uitnodigen hetzelfde te doen

2. Voer een welkomsttekst in. Deze tekst zal eenmalig te zien zijn wanneer een deelnemer voor het eerst inlogt in de eventapp. Heet ze hierin welkom voor het event en voor de app, geef aan waarom de app wordt ingezet, wat men ermee kan en wat er verwacht wordt

3. Vraag de mening van je deelnemers uit met een poll, zo blijf je altijd op de hoogte van wat er speelt en zal de deelnemer het prettig vinden dat zij of hij gehoord wordt

4. Stel profielvragen aan de deelnemers en laat de antwoorden terugkomen in de profiel. Zo kunnen deelnemers elkaar gemakkelijk vinden op expertise, interessegebied etc

Wat staat er in de instructie uitnodiging?

Een standaard uitnodiging zoals deze in het dashboard gegenereerd wordt zal er als volgt uit zien:

Alles kan aangepast worden, behalve wat tussen de accolades {{…}} staat. Dit zal namelijk door het systeem zelf worden ingevuld (zie help artikel Zet alvast een e-mail template klaar voor meer informatie)

De deelnemer zal de volgende mail ontvangen:

Om de download instructie te bekijken en eventueel te kopiëren om in communicatie te gebruiken:
1. Ga naar Participants -> tab Invite

2. Klik op View download instruction

3. Download instruction:

Zet alvast een e-mail template klaar

Voordat je de app lanceert naar je deelnemers of leden kun je e-mail templates klaarzetten voor verschillende stadia van het onboardingproces. Zo kun je gemakkelijk met een druk op de knop meerdere app gebruikers tegelijk e-mailen.

Ga naar Invitation -> Tab Prepare

1. Scroll naar beneden

2. Klik op 

3. Vul de onderdelen naar wens in

Template title De titel van het template. Hiermee kun je later in het zend proces de juiste template invoegen om te verzenden.

Subject Het onderwerp van de mail

Language De default taal van de mail. De standaard body van de mail past zich aan aan de taal. Let op wanneer je zelf tekst plaatst of aanpast in de body zal deze niet automatisch vertaald worden. Wanneer je de mail in verschillende talen wil versturen, kun je deze het beste per taal opslaan in een template.

From-Name De afzender van de mail

Reply-to E-mail Het retour e-mail adres voor het beantwoorden van de mail.

Body De inhoud/tekst in de mail. Je kunt hier ook afbeeldingen invoeren via

4. Vul een e-mailadres in bij Send a test invite en klik om jezelf of collega een test mail te sturen.

5. Controleer of alles klopt. Sla de template op door te klikken op Save.

Template Variables

De gegevens die tussen accolades {{tekst}} staan worden automatisch ingevuld. Wij raden aan om {{instruction}} niet te verwijderen. Hierin staan de meest praktische stappen beschreven om de app te downloaden.

{{first_name}} Voornaam zoals deze is geïmporteerd

{{last_name}} Achternaam zoals deze is geïmporteerd

{{instruction}} App download instructie stappen (ook {{code}} is ingevoegd in deze stappen)

{{code}} De persoonlijke van de deelnemer of shared code van het event

Wat is een shared code en hoe maak ik deze aan?

Wij raden voor het uitnodigen van deelnemer door middel van een geïmporteerde lijst het gebruik van een persoonlijke code aan.

Een Shared Code is handig om aan te maken voor de dag van het event. Deze kan verstrekt worden tijdens het event aan deelnemers, die hun persoonlijke code kwijt zijn, of zich later hebben aangemeld.
Of wanneer je een grote groep mensen (bijvoorbeeld tijdens een bijeenkomst) wil begeleiden in het downloaden van de app en het toevoegen van het event of community.

Ga naar Invitation -> Tab Prepare

  1. Scroll naar beneden
  2. Vul een (zelfbedachte) code in bij Shared Code -> Create code…

  3. Klik op het plusje

    Om te verwijderen klik op
    Verwijder de code wanneer je deze alleen nodig hebt om tijdens een bijeenkomst mensen te begeleiden de app te downloaden en toe te treden tot een community (of event). Om te voorkomen dat anderen in de community (of event) kunnen, ga je na de bijeenkomst weer verder met individuele uitnodigingen en unieke codes.

Hoe nodig ik een collega of individu uit voor mijn community of event app?

Ga naar Invitation -> Tab Prepare

1. Scroll naar beneden

2. Klik op Invite users
3. Vul de gegevens in van de user die je wil uitnodigen
4. Vul het juiste reply email adres in mocht dit niet het juiste adres zijn
5. Doorloop de concept tekst en wijzig deze naar wens. Of laad een e-mail template in die je eerder voor deze gelegenheid hebt aangemaakt.

Had je voor deze gelegenheid nog geen template aangemaakt, maar wil je deze mail voor later gebruik bewaren? Vink het tekstvak aan Save changes to template en sla de email op voor hergebruik.
7. Klik op Create Invite.

De betreffende persoon krijgt nu een mail met een downloadinstructie waarmee hij/zij toegang krijgt tot de event of community app.

 

Nodig je deelnemers uit vanuit het dashboard

Ga naar Invitation -> Tab Send Invite

Stap 1

– Heb je een deelnemerslijst geïmporteerd en wil je iedereen tegelijk een uitnodiging sturen kies:
To participants on registrationlist

– Wil je een enkele deelnemer/collega uitnodigen om de app te dowloaden kies:
Individual

To participants on registrationlist

Stap 2

Wanneer je nog geen deelnemers hebt geïmporteerd verschijnt de volgende melding. Klik op Start import om deelnemers te gaan importeren.

Selecteer welke deelnemers je wil uitnodigen

Not invited yet Alle deelnemers die nog geen uitnodiging hebben ontvangen
Not active yet Alle deelnemers die nog geen account hebben aangemaakt in de app en het event nog niet hebben toegevoegd (dit is inclusief reeds uitgenodigden deelnemers, die nog niet actief zijn)

Als je voor het eerst deelnemers gaat uitnodigen zal de optie Not invited yet van toepassing zijn.
Eventueel kun je op het balkje klikken om na te gaan om welke deelnemers het gaat.

Stap 3

Kies in de volgende stap of je een individuele (personal) code of een gedeelde (shared) code wil sturen

Stap 4

De e-mail die verstuurd zal worden verschijnt. Je kunt de mail ter plekke helemaal op maat maken. Zorg dat iig het ‘reply e-mailadres’ en de afzender in de mail zelf klopt.

Heb je eerder al een template mail aangemaakt dan kun je deze selecteren in het pull down menu aan de rechterkant

Klik op Send invites onder de mail

De uitnodigingen zullen nu verstuurd worden, naar gelang het aantal deelnemers kan het even duren voordat alle mails eruit zijn.

 

Reminders en andere mailopties vanuit de dashboard deelnemerslijst

Ga naar Participants -> Tab List

Selecteer de deelnemers.

  1. Klik op Select oranje balk onder in beeld.
  2. Selecteer de één van de volgende opties:

None: Niemand

  1. Klik op het pijltje naar beneden van het volgende selectie veld ‘For selected’
  2. Selecteer de gewenste optie

  1. Klik op Apply
  2. Wanneer je kiest voor Send invite codes* word je doorgelinkt naar
    Participants -> Tab Invite -> Stap 3 Choose a personal of shared invite code.
    De optie Personal invite codes -> Individual is hier al geselecteerd*.
    Ga verder naar Punt 7. hieronder.*Selecteer de optie Shared invite code wanneer je een uitnodiging met shared code wil sturen (Zie helpartikel Wat is een shared code en hoe maak ik deze aan voor meer info)*Wanneer je kiest voor Send e-mail word je doorgelinkt naar een e-mail pagina. Pas hier afzender, reply e-mail en onderwerp (Title) en de body van de tekst aan waar nodig. Klik op Submit.
  3. Kies een template in het menu rechts, of pas de velden naar wens aan. Let hierbij op de volgende punten:
    – Vul de juiste afzender in.
    – Vul het juist reply e-mailadres in.
    – Pas het onderwerp aan.
    – Doorloop de concept tekst en pas deze indien nodig aan.
    Let op! De gegevens die tussen accolades {{tekst}} staan mogen niet worden aangepast vanwege personalisatie.
  4. Sla de uitnodiging eventueel op als template voor later gebruik; selecteer Save changes to template

  5. Klik op Create Invite

Stuur een herinnering aan niet-actieve deelnemers

Je kunt een herinnering sturen aan de niet actieve deelnemers met nogmaals de code en instructie.
Ga naar Participants -> Participants

  1. Kies links onder uit het menu Select de optie ‘Not active in event’
  2. Kies uit het volgende menu onderaan de optie ‘Send invite codes’ en dan Apply
  3. Je kunt nu te tekst aanpassen
    Let op De gegevens die tussen accolades {{tekst}} staan mogen niet worden aangepast vanwege personalisatie
  4. Indien gewenst: vink onderaan de optie aan om de template op te slaan onder een nieuwe naam, zodat je deze voor toekomstige herinneringen nogmaals kunt gebruiken
  5. Verstuur met Send invites

Bouw je event app demo binnen 15 minuten en probeer het uit met je team.

Registreer

Bouw

Probeer

Probeer het 100% vrijblijvend.