Roadmap Event Set-up

Welkom in het nieuwe dashboard!

De menustructuur van het dashboard bestaat uit een logische clustering van onderdelen, die passen in de tijdlijn of onderwerp waar je je bevindt.

Bij Roadmap vind je een overzicht van stappen die je kunt doorlopen om de app zo efficiënt mogelijk te vullen en optimaal in te zetten op je event.
Bij ieder stap in het proces krijg je ook een tip voorgelegd. Die kun je opvolgen of bewaren voor een later moment.

Bepaal je route:

  • Kies de Shortcut als je even snel iets in elkaar wil zetten, bijvoorbeeld om te kunnen laten zien aan je opdrachtgever.
    Short cut
  • Kies voor de Middle Road als je een goed overzicht wil krijgen van alle mogelijkheden.
    Middle Road
  • Wil je alles al helemaal klaar zetten kies dan voor de Full Journey.
    Full Journey

Al naar gelang je keuze kun je aangegeven stappen hieronder volgen of je volgt je eigen weg op je eigen tempo.

Wanneer je een stap hebt uitgevoerd, zal er een vinkje voor verschijnen
Zo kun je altijd even terug om te kijken of er nog een onderdeel is dat je kunt inrichten.
We zetten de meest uitgebreide stappen (Full Journey) uit een:

Get Organised
Get everything in place

Invite co-workers to build your app
Bepaal wat voor soort hulp je nodig hebt en verwacht van collega’s. Stel een team samen om samen te werken aan de app en deel de workload.

Check and upgrade your products
Je hoeft niet meteen te bestellen. Maar wanneer je wel bestelt, vind je hier een productoverzicht en kun je ten alle tijden upgraden naar een uitgebreider pakket.

Event content
Share your event story

Present this event in community agenda
Ga na wat de waarde van het event is voor de community en presenteer het in de community agenda.

Customise your style
Pas de layout van jouw event app, mbt kleurstelling, headers, en icon.

Preview the app on your device
Download en bekijk de app op je eigen device.

What is your event about?
Vul de essentiele gegevens van je event in. Hoe heet het, wanneer vindt het plaats, waar gaat het over? etc.

Share your social media channels
Deel je social mediakanalen voor exra event gerelateerde berichtgeving.

Build your exhibitor list and upload a floor plan
Voer een exhibitor/sponsor/partnerlijst in, inclusief logo’s, detailpagina, url (zie help artikel Hoe leg ik een sponsorlijst aan voor verdere instructie)

Present representatives in the exhibitor list (Pro)
Koppel sponsor representatives aan de exhibitorlijst voor efficiënte vindbaarheid en meer exposure.

Set up a logo caroussel (Advanced)
Leg een logo carrousel aan met de logo’s van je sponsors of partners.

Create exclusive banners, directories and listings (Advanced)
Maak knoppen en/of banners aan op het homescherm van de app. Deel op deze manier specifieke informatie met je deelnemers, of geef sponsors meer exposure.

Abstracts and faculty (Advanced)
Ontdek hoe je al je abstracts, posters en andere informatie upload in de app en koppelt aan de betreffende programma items.

Tag your listings to create an easy search engine (Advanced)
Zorg voor filter tags om het zoeken naar specifieke onderdelen te faciliteren

Programme book
Define the outlines of your programme

Choose programme items
Voer het programma van je event in.

Determine seating capacity
Voer het maximaal aantal zitplaatsen per sessie in.

Link speakers
Koppel de juiste sprekers aan programma items. Vul sprekers profielen naar wens aan.

Upload a clear map of the venue
Upload een plattegrond van de event locatie en/of een exhibitors plattegrond (zie help artikel Waar en hoe kan ik plattegronden plaatsen voor verdere instructie)

Determine meeting points
Vul meetingpoints in, om ontmoetingen tussen je deelnemers te faciliteren.

Participant database
Who will attend the event?

Import registrations
Importeer een deelnemers excellijst of gebruik automatische import in combinatie met een registratietool om deelnemers te importeren. (zie help artikelen bij Upload Participants voor meer informatie over alle opties). Upload de meest recente deelnemerslijst wanneer nodig.

Add extra profile fields
Stel de deelnemers vragen om hun profiel te verrijken, ze kunnen elkaar dan gerichter vinden dmv filters in de deelnemerslijst (zie help artikelen bij Upload Participants voor meer informatie over alle opties)

Set up push notifications
Zet nieuwsberichten en push notificaties klaar die al van tevoren bekend zijn. Verstuur nieuwsberichten in real time wanneer dat nodig is.

Set up networking features
Facilitate easy networking

Add and keep track of quests
Plaats de eerste oproep als gastheer om de drempel voor je gasten te verlagen. Hou de oproepen en reacties bij, stuur eventueel aan op reacties dmv push notificaties

Manage speed dates with guests and experts
Regel afspraken tussen deelnemers en experts of behoud overzicht van speeddate sessies, geplande speeddates en meetingpoints.

Facilitate real life meetings
Overzie gemaakte afspraken, initieer afspraken tussen deelnemers.

Launch your app
Get ready to go live

Write a welcome text
Schrijf een welkomst tekst, zichtbaar wanneer de deelnemers voor het eerst inlogt in de eventomgeving. Geef hierin aan wat de mogelijkheden zijn mbt gebruik van de app, waarom deze wordt ingezet en wat er van de app gebruiker wordt verwacht.

Create or customise an invitation email template
Zet e-mailtemplates klaar voor verschillende stadia van het onboardingproces. Zo stuur je straks gemakkelijk een grote groep deelnemers tegelijk dezelfde customised e-mail.

Determine if your want to issue a personal or shared code
Creëer een algemene eventcode. Gebruik een gedeelde code wanneer je deelnemers vanuit eigen mailing list (zonder upload in het dashboard) uitnodigt voor de app. Of verstrek de code op het event zelf aan deelnemers (zie help artikel Wat is een shared code voor meer informatie)

Send test invites to a small group
Voordat je live gaat test of show je de app aan collega’s, opdrachtgevers of een geselecteerde groep.

Invite your participants
Stuur deelnemers een uitnodiging en download instructie vanuit het dashboard, wanneer je een deelnemerslijst hebt geïmporteerd (zie helpartikelen Invite participants voor meer informatie)

Engage your participants
Interact with your audience

Set up in-app polls
Maak in-app polls aan om de stemming van je gasten te polsen. Of om snel meningen uit te vragen over een bepaald onderwerp. Bekijk de vele mogelijkheden van polls.

Create live voting sessions
Bied live voting sessies aan, ter bevordering van de interactie. Of om het kiezen van een award winnaar. Ontdek alle mogelijkheden die live voting sessies kunnen bieden.

Show them what’s happening
Toon op een groot scherm ter plaatse de interactie die op je event plaats vindt (Narrowcasting). Wie is de actiefste netwerker, welke connecties zijn er gelegd, twitter feed en nog vele andere mogelijkheden.

Arrange your evaluation form
Hoe hebben je gasten het event ervaren? Wat waren toppunten, wat zou je kunnen verbeteren volgend jaar? Welk onderwerpen vond men interessant, welke niet? Vraag het uit door middel van een evaluatie formulier.

Check your results
Inspect and secure your event data

Check out event reports
Kijk eens naar de interacties die hplaatsvinden op je event. Download reports voor je administratie of om te presenteren aan de opdrachtgever.

Who is your most engaging participant
Bekijk de top meest actieve netwerkers in dit overzicht met app activiteiten per gebruiker.