Voor de National Landscapes Association was efficiëntie altijd al een speerpunt bij de organisatie van hun evenementen. Met conferenties waar tussen de 100 en 250 deelnemers uit de natuurbeschermingssector samenkomen, was er behoefte aan een oplossing die zowel kosten bespaart als de ervaring van de deelnemers verrijkt. Networkapp bleek de perfecte tool om deze doelen te bereiken.
“We hebben Networkapp nu gebruikt voor twee conferenties in de afgelopen drie maanden en zijn bezig met de derde,” vertelt Anna Trant, die evenementen runt voor de National Landscapes Association. “Met deelnemers van verschillende achtergronden, vooral in natuurbehoud, is de besparing op papieren programma’s en andere materialen belangrijk voor ons en onze afgevaardigden.”
Eén van de belangrijkste voordelen van Networkapp is de mogelijkheid voor deelnemers om zelf hun programma samen te stellen. “Deelnemers vinden het geweldig dat ze zelf kunnen bepalen wat ze doen tijdens de conferentie. Ze kunnen workshops boeken en foto’s delen van excursies, wat hen meer betrokken maakt bij het evenement.”
De positieve reacties waren al snel merkbaar. “We hebben tot nu toe veel positieve feedback ontvangen. De app is makkelijk en intuïtief te gebruiken, en mensen vinden het fijn om altijd alle informatie binnen handbereik te hebben.” Hoewel niet iedereen even comfortabel was met technologie, heeft de organisatie ervoor gekozen om actief te pushen dat deelnemers de app gebruiken. “We hanteren een zero tolerance-aanpak om ervoor te zorgen dat iedereen de app gebruikt. Zelfs mensen die niet van technologie houden, hebben we weten te overtuigen.”
Niet alleen de deelnemers, maar ook Anna zelf ervaart een grote verbetering in haar manier van werken sinds ze Networkapp gebruikt. “Het heeft mijn evenementbeheerproces compleet veranderd. Eenmaal het programma en de sprekers ingevoerd, zie ik snel waar informatie ontbreekt. Ik hoef geen externe e-mailclients meer te gebruiken, wat vaak tot problemen leidde met firewalls en handmatige nazorg.”
Daarnaast heeft Networkapp het logistieke proces tijdens de conferentie vereenvoudigd. “Als er iets verandert tijdens het evenement, duurt het slechts twee minuten om dit in de app aan te passen. Het bespaart ons enorm veel tijd en middelen doordat we geen aparte papieren programma’s en deelnemerslijsten hoeven te maken.” Hierdoor kan Anna haar focus verleggen van logistieke taken naar diepere gesprekken met deelnemers. “Voor het eerst kon ik gesprekken voeren over echte onderwerpen in plaats van telkens te vertellen waar het diner was.”
Ook de ondersteuning van het Networkapp-team laat niets te wensen over, aldus Anna. “Het team is geweldig. Ze reageren snel en kennen elk detail van hoe de app werkt. Ze overbruggen gemakkelijk de kloof tussen mij als eventmanager en hen als ontwikkelaars.” Toen ze een oplossing nodig had voor het toewijzen van hotelinformatie aan deelnemers, stond het team meteen voor haar klaar. “Ze boden me meerdere opties en gaven duidelijke uitleg over hoe ik het zelf kon instellen. Elke deelnemer kwam in het juiste hotel terecht, dus het werkte!”
De samenwerking met Networkapp gaat verder dan alleen technische ondersteuning. “Na ons eerste evenement stuurde ik een lijst met suggesties voor toekomstige ontwikkelingen en ik kijk ernaar uit om er een aantal te zien uitkomen,” vertelt Anna. Dit laat zien dat Networkapp niet alleen een oplossing biedt voor vandaag, maar ook blijft innoveren voor de behoeften van morgen.
“Ik had niet verwacht dat het mijn werk voorafgaand aan een evenement zoveel makkelijker zou maken,” concludeert Anna. “Networkapp is een groot succes bij onze deelnemers en ik wil geen evenement meer zonder organiseren!”