Aflatoun Vergroot en Versterkt Netwerk door Smart Interaction

Introductie

Aflatoun International is in Nederland gevestigde NGO. De organisatie biedt kinderen en jongeren wereldwijd sociale en financiele educatie. Zij onderhouden en versterken een uitgebreid netwerk van 275+ partners en 35 overheden. Hiermee bereiken zij 8.6 million kinderen en jongeren in meer dan 100 landen.

Menno de Vries en team onderhouden het netwerk van de organisatie. Ze richten op het verbinden van verschillende maatschappelijke belanghebbenden; Aflatoun-partners, donateurs en medewerkers. Tevens houden zij zich bezig met het in kaart brengen van het doel van deorganisatie.

“We ontwerpen hoogwaardige leerplannen voor verschillende leeftijdsgroepen, die worden afgestemd op lokale behoeften en specifieke omstandigheden. Daarnaast worden docenten getraind en doen we onderzoek naar de kwaliteit en effectiviteit van onze programma’s. We werken aan een wereld waarin kinderen en jongeren hun eigen leven te veranderen op sociaal en economisch gebied. Dit leidt tot een rechtvaardiger wereld.”

Menno de Vries
Partner Network & Administration Manager

Uitdaging

Aflatoun hostte eind oktober 2019 het Global Social and Financial Skills Conference. De conferentie duurde 3 dagen en richtte zich op het samenbrengen van Aflatoun-partners, donoren en potentiële partners  om de huidige en toekomstige onderwijstrends te verkennen, ideeën te delen, te inspireren en te verbinden. De conferentie verwelkomde meer dan 250 deelnemers. Gasten uit 80 verschillende landen wilden leren, delen en profiteren van het sterke netwerk van de organisatie. Sessies waren gericht op het uitwisselen van kennis, eveneens wilden ze ervoor zorgen dat gesprekken buiten het “klaslokaal” werden voortgezet.

Om de best mogelijke conferentie-ervaring te bieden, waren Menno en het team op zoek naar een tool die hen zou helpen met het:

• Vergroten en versterken van het bestaande netwerk van belanghebbenden die de Global Social and Financial Skills Conference bijwoonden.
• Het bevorderen van kennisdeling tijdens de conferentie tussen alle deelnemers.
• Creëren van betekenisvolle verbindingen die op lange termijn resulteren in solide samenwerkingsverbanden.

“De kracht van onze organisatie is ons netwerk. We wilden dat de aanwezigen de voordelen van de samenwerking met mensen in hun regio of aandachtsgebied zouden ervaren en er de vruchten van konden  plukken. Onze sessies waren gericht op het uitwisselen van kennis en meerdere stemmen op het podium. We wilden ervoor zorgen dat de gesprekken ook werden voortgezet buiten de sessies en dat er betekenisvolle connecties werden gemaakt”.

Menno de Vries
Partner Network & Administration Manager

Oplossing

Aflatoun benaderde Networkapp met als doel de conferentie ervaring verbeteren. Tevens waren zij op zoek naar een eenvoudig in te richten conferentie app. Een app die het team kon ontzorgen in de hele conferentie logistiek.
De app had een zeer positieve invloed op alle fasen van de Aflatoun conferentie.

Naast andere Networkapp features, werden de volgende onderdelen optimaal ingezet en gebruikt: 

Voor de conferentie

Aflatoun begon met het bouwen van de app ver voor de start datum van de conferentie. Ze hadden het dashboard snel onder de knie en stelden zelf een mooie app samen.

• De eerste stappen in het opzetten van Aflatoun’s conferentie app was het creëren van een eigen look en feel. Ons intuïtieve design zorgde voor de nodige mogelijkheden waarmee het Aflatoun team creatief aan de slag ging.
• Bovendien ging Aflatoun dit jaar bijna papierloos. Zij maakten optimaal gebruik van de mogelijkheden die ons Personalised Conference Book te bieden heeft en plaatsten hun 3 daagse conferentie programma overzichtelijk in de app.

Tijdens de conferentie

Menno en zijn team ontdekten dat, naast andere Networkapp features, een aantal zeer nuttig bleken te zijn bij het succesvol stimuleren van de betrokkenheid van de deelnemers.

• Een doel van het Aflatoun team was om verbinding tussen conferentiedeelnemers te stimuleren. Door middel van onze share, find & connect features konden de deelnemers elkaar gemakkelijk vinden. En door gebruik te maken van ons forum en 1 op 1 chat, communiceerden deelnemers online in de app en planden zij offline afspraken met elkaar in.
• Tegelijkertijd had het Aflatoun team de mogelijkheid zich op de real-time interacties tussen deelnemers te focussej. Ze volgden de meest actieve gebruikers, het aantal berichten dat werd uitgewisseld en brachten zo een overzicht van de gemaakte verbindingen in kaart.
• Bovendien waren er op het laatste moment nog enkele wijzigingen in het programma, belangrijke updates voor de deelnemers en aanvullingen op de planning. Zo zette Aflatoun push notificaties in om de aanwezigen te informeren over last-minute updates.

Na de conferentie

Het succes van Global Social and Financial Skills Conference was enorm. Deze successen waren ook terug te lezen in de reports die Aflatoun van ons ontving.   

• Na de conferentie ontvingen Menno en het team onze gedetailleerde data reports die hun succes in cijfers weergeven. Van de berichten die op het forum werden uitgewisseld tot aan de geplande afspraken, Aflatoun kan het allemaal gebruiken om nieuwe ideeën op te doen voor hun volgende conferentie.
  

Resultaten

Naast de tevredenheid van Aflatoun over het gebruik van onze app, komt het succes van de conferentie tot uiting in de cijfers.

Specifiek: 

• De app-activaties bereikten een hoog aantal van 73,9% van de totale registraties;
• Daarnaast werden er in totaal 669 berichten verstuurd tijdens de conferentie
• Terwijl er 211 unieke verbindingen ontstonden tussen de conferentie deelnemers.

Op de toekomst gericht

“We waren blij verrast te zien hoe geëngageerd de mensen bezig waren met de app. Niet alleen waren de mensen met elkaar verbonden – het maakte ons werk ook makkelijker. We konden op het laatste moment updates versturen, presentaties uploaden en zien wat voor soort connecties mensen aan het maken waren. We hebben de kracht van de app gezien en zullen deze top of mind houden bij het plannen van ons volgende event.“

Menno de Vries
Partner Network & Administration Manager