Mijn gouden tip voor betrokken deelnemers bij online events en leuke digitale vergaderingen

Laatst was ik bezig met de voorbereiding van een webinar i.s.m. Halito en realiseerde me dat de lessen die ik vroeger als facilitator van bijeenkomsten heb geleerd, nu belangrijker zijn dan ooit. 

Namelijk: Maak altijd een bouwplan ter voorbereiding op een bijeenkomst. Het maakt niet uit met hoeveel mensen je bent, of het om een presentatie, een webinar, een serie workshops of een vergadering gaat. De kwaliteit van je bijeenkomst wordt veel hoger als je bewust de tijd neemt om na te denken over de gewenste opbrengst, de mogelijke obstakels bij het publiek en de werkvormen die je nodig hebt om je doel te bereiken.

Verandert de wereld van de event manager radicaal?

Tijdens het webinar liet ik dit filmpje zien van Jitske Kramer, over de radicale verandering die een cultuurshock, zoals Corona teweeg kan brengen. Ik vroeg aan ons publiek welke radicale veranderingen zij voorzagen en men noemde onder andere de acceptatie van verregaande digitalisering. De voordelen die dat met zich mee zou brengen voor het milieu en onze tijdsbesteding dankzij minder files, minder vliegverkeer en meer en flexibeler thuiswerken. Meerdere deelnemers hoopten dat die verandering blijvend zal zijn. 

Ik vind dat bijzonder, want technisch konden we dit al jaren. Thuiswerken, videoconferences, online webinars verzorgen en events online organiseren is niet nieuw. Toch was dit voor Corona geen algemeen geaccepteerd fenomeen. Cultuur speelt een belangrijke rol bij de acceptatie van technologie. Onze cultuur verandert nu noodgedwongen sneller en de acceptatie van online contact en thuiswerken is vergroot. Maar blijft dit? En zo ja, wat betekent dit voor een event manager?

De event manager als duizend-en-één-poot 

Nu we de voordelen van online vergaderen hebben geproefd, verwacht ik dat online vergaderen en ontmoeten blijft. Mits we het goed doen! We moeten oppassen voor zogenaamde zoom-vermoeidheid waarbij mensen zuchtend van video overleg naar video overleg gaan of letterlijk uit beeld verdwijnen als ze niet actief deelnemen aan een gesprek. Webinars met weinig tot geen interactie komen vaak voor. En tijdens veel online events is er nauwelijks ruimte voor het contact tussen bezoekers onderling.

Dat vind ik zonde, want het kan echt anders. Als event manager was je al een duizendpoot en nu komt er nog een pootje bij. Naast het feit dat je alles moet weten van de beschikbare technologie, moeten ook de events anders worden ingericht. Een online event vraagt een ander programma en een andere aanpak van de sprekers. Met kennis van facilitatie technieken kun je juist nu nog meer toegevoegde waarde bieden. Online vergaderen en ontmoeten wordt dan weer leuk en effectief.

Ontwerp iedere bijeenkomst, groot en klein

Neem de tijd om na te denken over het doel, de gewenste opbrengst, de houding en situatie van je gasten en de best passende opzet. Realiseer je dat mensen niet te lang passief kunnen luisteren. Actief beginnen is essentieel als je een actieve inbreng van de gasten verwacht. Heet iedereen echt welkom. Altijd. En zorg ervoor dat ze ook even iets van zich laten horen. Wil je meer tips? Kijk dan eens hier en ontdek hoe je werkvormen kunt gebruiken tijdens een sessie. Dit kan ook in een online bijeenkomst. Misschien is het in een online sessie juist nog belangrijker voor de dynamiek.

Een event manager is vaak verantwoordelijk voor het hele event en niet voor de inhoud van de verschillende sessies. Ik denk dat het goed is om je bewust te zijn van het feit dat de  kwaliteit van de sessies afstraalt op het event. Spoor de sprekers aan om niet alleen hun slides tijdig te delen, maar juist het ontwerp van hun sessie. Stimuleer ze om na te denken over een creatieve opzet en wellicht kun je ze daarbij helpen. Dan weet je ook tijdig welke technische tools je nodig hebt. Als handige leidraad gebruik ik altijd het bouwplan van 2knowhow. 

In onze nieuwe virtuele huiskamer kun je straks ook een bouwplan maken en de stappen die je hebt bedacht eenvoudig volgen.

Wil je een keer sparren over een ontwerp voor jouw online event? Laat het me weten, ik denk graag met je mee.