Las Conexiones entre Participantes de la Conferencia Anual de EAES por las Nubes con el Uso de Networkapp

Published at: 12-12-2019

88%
de Activaciones

885
de Conexiones

1043
de Mensajes intercambiados

EAES (Asociación Europea de Cirugía Endoscópica) es una asociación médica fundada en 1990 con el propósito de desarrollar los conocimientos sobre la cirugía endoscópica a través de la formación, educación y el intercambio de talento. La Asociación EAES cuenta con miembros que participan en sus eventos cada año. El objetivo principal de su congreso anual es el de conectar a profesionales de la medicina, para compartir su know-how y llegar a consensos sobre prácticas médicas y el cuidado de los pacientes.

Junto con su equipo, Arjan, el Director Ejecutivo de EAES, coordina todos los aspectos logísticos del congreso cada año. Desde el registro de participantes a la consolidación de las relaciones dentro de la industria, Arjan y su equipo se aseguran de que los asistentes al congreso de EAES tengan una experiencia única y fructífera.

“La cirugía endoscópica cirugía es una de las técnicas más innovadoras dentro de la industria quirúrgica y cada mes se desarrollan nuevas técnicas y dispositivos médicos. Es por tanto que nuestra conferencia es una manera de que nuestros participantes se actualicen con las últimas novedades de su campo”

Arjan Appel Director Ejecutivo de EAESArjan Appel
Director Ejecutivo de EAES

Reto

Los asistentes al evento de EAES son mayormente profesionales de la medicina y corporaciones que buscan la conexión con otros participantes durante el evento. El que pudieran contar con la ayuda de una aplicación de eventos fue crucial para maximizar la experiencia de los participantes.

El número de participantes al Congreso de EAES del 2019 fue de 1400 personas y hubo una buena combinación de temas y actividades durante todo el evento / se combinaron diferentes temas y actividades durante todo el evento. El equipo EAES quiso que la identidad innovadora propia de la industria de la cirugía endoscópica se viese reflejada también en este congreso anual.

Es por ello que EAES eligió a Networkapp para mejorar la experiencia del congreso.

El equipo de EAES buscó una aplicación que pudiera:

  • Reducir el tiempo necesario para que los participantes se registraran a los talleres, presentaciones y exposiciones de productos.
  • Incrementar el compromiso con el congreso y la interacción entre los participantes.
  • Dotarles de información en tiempo real sobre el número de participantes y para poder controlar las interacciones que se realizan entre ellos; y
  • Proporcionar a los organizadores una visión integral de los perfiles de los participantes y capacitarlos para poder preguntarles a los mismos, cuestiones relacionadas con el evento antes de su celebración.

“Estábamos cansados de las largas colas que normalmente tienen que soportar los asistentes al evento. Tratándose de un evento donde la innovación es constante, queríamos proporcionar una experiencia al usuario inmejorable. ¿Cómo íbamos a ser capaces de conseguirlo? Mejorando nuestro proceso previo al evento teniendo acceso a información detallada antes y durante el evento sobre preferencias y gustos de nuestros participantes. Eso nos permitiría proporcionarles una experiencia personalizada y útil al congreso”
Arjan Appel

1565 REGISTROS 1565 personas se registraron para el EAES 2019. 1366 participaron en programas específicos. Esto significa un aumento comparado con años anteriores (Londres 1296 participantes) y nuestro objetivo es mantener esta tendencia al alza.
84 PAISES Participantes de 84 países diferentes vinieron a Sevilla a formar parte del EAES 2019. Esto muestra la amplitud de la familia EAES.
48 EXPOSITORES Un total de 48 empresas estuvieron representadas para informar a los participantes sobre sus productos y servicios. El apoyo de esta industria es un elemento importante en el congreso.

Solución

Una vez se determinaron cuidadosamente las necesidades específicas del evento, fuimos capaces de identificar cuáles iban a ser las funcionalidades de la aplicación más útiles para que el congreso de EAES fuera un éxito. Por tanto, entre otras herramientas de Networkapp, las más utilizadas fueron:

Antes del evento:

  • Herramientas para el registro: habilitamos a EAES de nuestra herramienta para que pudieran centralizar y controlar el registro previo al evento. De esta forma, los asistentes tendrían su acreditación antes del evento y no habría colas.

Durante el evento

  • Modulo en directo: Nuestro módulo en directo, permite a los organizadores tener una visión completa y amplia de las conexiones entre los participantes y de los usuarios más activos, a la vez que ayuda a monitorizar los niveles de interacción entre ellos durante el evento.
  • Comparte, encuentra & conecta: Proveemos a los asistentes del congreso EAES de una herramienta para poder conectar entre ellos a través de las citas rápidas, detección de vínculos entre participantes y chats grupales e individuales.
  • Asistente personal del evento: Nuestro asistente personal proporciona a los asistentes sugerencias personalizadas de presentaciones y talleres de acuerdo con su perfil e intereses.

Después del evento

  • Informes con datos del Congreso: Los informes detallados que proporcionamos a EAES, ofrecieron a Arjan y su equipo una visión global de las actividades del evento. De esta forma, el equipo directivo de EAES ha obtenido nuestros informes de datos sobre el funcionamiento y éxito del congreso de 2019 y podrán así preparar las acciones de marketing necesarias para el próximo congreso de 2020.

Un total de 1200 participantes utilizaron Networkapp durante el congreso de Sevilla. El secreto detrás de este elevado número de descargas de la aplicación fue que los organizadores empezaron a enviar las invitaciones para la activación de la misma mucho antes de la fecha del comienzo del evento.

Resultados

Nuestro éxito cuantificado:

  • Número de Activaciones: 88% de los participantes activaron Networkapp.
  • Número de conexiones: En total se realizaron unas 885 conexiones durante el evento. Esto significa que el 55,7% de los participantes prepararon reuniones o se conectaron a través de chats (grupales); y
  • Conversaciones: 507 conversaciones se iniciaron y estas dieron lugar a la increíble cifra de 1043 de mensajes intercambiados entre los participantes.

“El formato y la organización del programa fueron muy progresistas. El uso de Networkapp fue más allá que cualquier otra aplicación de eventos y ello realmente enriqueció la experiencia global del congreso.  Esto fue realzado por la facilidad en que la información podía ser compartida, por la conectividad entre los delegados de la industria y la facilidad para planificar tu día dentro del evento”

Professor Tan Arulampalam,
ALSGBI Tesorero honorario

Mirando al Futuro

“La información que hemos obtenido a través de la aplicación tras el evento, nos ha proporcionado una visión interna sobre lo que demandan nuestros participantes y cuáles son sus perfiles. Esto hará posible que en el futuro, podamos proporcionarles un contenido más ajustado a sus necesidades y también descubriremos cómo se estructurarán los grupos de participantes. Esto es indispensable cuando quieres que tu reunión se posicione por delante del resto de reuniones que se ofrecen.”

Arjan Appel